Advantage Invoice Management
Digitale Rechnungsverarbeitung und optimierte Prozesse
Eine Rechnung durchläuft im Unternehmen viele Hände und unterschiedliche Abteilungen und Standorte. Das bedeutet Aufwand und Zeit. Außerdem führt die manuelle Bearbeitung zu Fehlern, die Nacharbeiten erfordern.
Mit Advantage Invoice Management profitieren Sie von optimierten Abläufen, verkürzten Rechnungsdurchlaufzeiten und reduzierten manuellen Aufwänden – bei gleichzeitig steigender Qualität und Transparenz. Und das lohnt sich für Sie: mit einem elektronischen Rechnungseingangsprozess können Sie gegenüber papierbasierten Prozessen massiv Kosten einsparen.
Vorteile von Invoice Management
- Beleganalyse durch OCR (Optical Character Recognition)
- Beschleunigung des Rechnungsdurchlaufs durch Workflowmangement (BPA – Business Process Automation)
- Revisionssichere Archivierung und Dokumenten Management System
- Steigerung der Verarbeitungstransparenz
- Reduktion des manuellen Aufwands
- Verbesserte Realisierung von Skontoerträgen
- Senkung der internen Kosten für die Rechnungseingangsbearbeitung
- Problemlose Anbindung an alle gängigen ERP- und FiBu-Systeme
- Software-as-a-Service (SaaS) Lösung
Sie haben Interesse?
Prozessoptimierung im Rechnungswesen
Von der Rechnungserfassung, über den Durchlauf bis hin zur ERP Integration unterstützt Advantage Invoice Management Ihren Rechnungswesenprozess und hilft, die Transparenz zu erhöhen.
Eingang
Scan
Office
XML
Verarbeitung
Konvertierung
Texterkennung
Analyse
Prüfung
Geschäftsprozess
Struktur
Prüfung
Freigabe
Reports
Archiv
Recherche
Ablage
Digital Akte
Protokoll
Rechnungserfassung verschlanken
Egal ob E-Mail Anlage, gescannte Papierrechnung oder elektronischer Datenaustausch per EDI: Alle Belege werden automatisch erfasst und optional gleichzeitig revisionssicher archiviert.
Zeitgleich werden relevante Daten wie Rechnungsnummer, Kreditor, Bankverbindung und vieles mehr automatisch via OCR ausgelesen. Dies erspart die zeitintensive manuelle Erfassung der gängigen Daten.
Gefundene Daten werden per Webfrontend verifiziert und fehlende Daten ergänzt. Hierbei ist das System lernfähig, so dass sich der Verifizierungsaufwand nach und nach weiter minimiert. (Stichwort: §14 UStG – Konformität der Rechnung)
Rechnungsdurchlauf beschleunigen
Advantage Invoice Management lässt sich optimal auf Ihre Prozessabläufe zuschneiden. Wo eindeutige Regeln zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen definiert werden können, steuert das System automatisch den Prüfungs- und Freigabeprozess. Die jeweiligen Bearbeiter erhalten vom System entsprechende Aufgaben und eine E-Mail Benachrichtigung. Jede Rechnungsposition durchläuft den Prozess einzeln, bei einem Split einer Rechnungsposition stehen digitale Rechnungskopien parallel für alle Beteiligten bereit, um den Gesamtprozess zu beschleunigen
Auch mit ERP-Systemen arbeitet das System Hand in Hand. Advantage Invoice Management ordnet Rechnungen selbstständig den passenden Buchungen im angebundenen System zu und vergleicht die Daten mit den zugrundeliegenden Verträgen oder Bestellungen. Stimmen diese überein, kann eine automatische Freigabe erfolgen.
Nachdem eine Rechnung den Prüfungs- und Freigabeprozess vollständig durchlaufen hat, werden buchungsrelevante Daten als Buchungssätze über eine Schnittstelle an das ERP-System oder Ihre Buchhaltungssoftware übergeben und können dort wie gewohnt weiterverarbeitet werden.
Verarbeitungstransparenz erhöhen
Das zentrale Rechnungseingangsbuch erlaubt Ihnen Überblick über alle im Unternehmen befindlichen Rechnungen und deren Status. Über die enthaltene Skontoampel haben Sie alle Skontofristen jederzeit im Blick.
Alle Prozessschritte und die Entscheidungen bzw. Kommentare der Beteiligten werden revisionssicher archiviert. Über die komfortable Suchfunktion können Rechnungen sowohl im aktuellen Umlauf als auch im Archiv jederzeit schnell gefunden werden.
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