SIEMENS UND dbh Erfolgsfaktor Kommunikation – Stressfreie Migration auf das neue ATLAS-Release

Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG (SEN) beschäftigt sich frühzeitig mit der Migration auf die neue ATLAS-Version. Gemeinsam mit dbh Logistics IT AG, Softwarehersteller und Beratungshaus für Zoll und Logistik, konnte das umfangreiche Update rechtzeitig und ohne Reibungsverluste durchgeführt und ausgiebig getestet werden.

Bis zum 31.1.2013 hatten Unternehmen Zeit, ihre IT auf ATLAS 8.4 bzw. AES 2.1 umzustellen. SEN gelang die Umstellung bereits zum 10.12.2012. So wurden sowohl die Software als auch die Mitarbeiter rechtzeitig auf die angepassten Abläufe eingestellt. Auf diese Weise konnte  der reibungslose Betriebsablauf sichergestellt werden.

DIE HERAUSFORDERUNG Abstimmung von Systemen und Beteiligten

Tag für Tag werden bei SEN 40-50 Lieferungen mittels elektronischer Ausfuhranmeldung für den Export in Nicht-EU-Länder, vorrangig Russland, USA, China, Indien und die Schweiz angemeldet. 

Siemens nutzt die dbh Zollsoftware Advantage Customs, die über Schnittstellen an das hauseigene ERP-System SEN-ERP „SAP R41“ angebunden ist und die Datenkommunikation mit dem Zollsystem ATLAS übernimmt.

Synchrone Abstimmung vieler Beteiligter

Die größte Herausforderung im Projekt bestand neben den inhaltlichen Änderungen darin, sich mit den verschiedenen Instanzen, Dienstleistern und Behörden über den gesamten Zollmeldeprozess abzustimmen. 

Alle Prozessbeteiligten bei SEN (Abteilungen Supply Chain ECC und IT),  dbh und bei den Zollbehörden mussten synchron auf das Release angepasst werden. Zusätzliche IT-bedingte Anpassungen waren notwendig, weil an vielen Stellen im ERP-System weitere Siemens- Implementierungen betroffen waren. 

HINTERGRUND: ATLAS

ATLAS ist ein EDV-Verfahren der deutschen Zollverwaltung zur Automatisierung der Zollabwicklung und zur internen Vorgangsbearbeitung. 

Mit ATLAS werden schriftliche Dokumente der Zollabwicklung (zum Beispiel Zollanmeldungen, Einfuhrabgabenbescheide) durch elektronische Nachrichten im EDIFACT-Format ersetzt. 

Durch die Änderungen des EG-Zollrechts und der Außenwirtschaftsverordnung können seit Juli 2009 in der Gemeinschaft ansässige Exporteure ihre Ausfuhranmeldungen nur noch in elektronischer Form über das EU-einheitliche „Automated Export System“ (AES) abgeben. 

In Deutschland erfolgen seitdem alle Exporte in Drittländer über das IT-Verfahren ATLAS (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zollabwicklungssystem).

ATLAS Releasewechsel

Der Releasewechsel auf ATLAS 8.4 zählte zu den bisher umfangreichsten, da fast alle Verfahrensbereiche (zum Beispiel AES, NCTS, zollrechtliche Bestimmungen, summarische Eingangs-/Ausgangsmeldungen) von den Änderungen betroffen waren. 

Der Releasewechsel erfolgte im Verfahren der weichen Migration. Teilnehmern war es in einer Übergangsphase nach Umstellung der Zollsysteme auf das neue Release bis einschließlich 31. Januar 2013 möglich, Nachrichten im Format des bisherigen Release ATLAS 8.3 zu übermitteln. Seit dem 1. Februar 2013 werden Nachrichten im Format ATLAS 8.3 nicht mehr akzeptiert.

DIE UMSETZUNG Dank guter Spezifikation rechtzeitig in die Testphase

Da der Zoll mit der Festlegung des „harten“ Umstellungstermins am  31.1.2013 das Projektende kompromisslos vorgab,  wurde der Terminplan rückwärts durch ein „Backplanning“ erstellt. Die Situation wurde im Juli 2012 an alle Beteiligten kommuniziert und eine Anfrage an die IT-Verantwortlichen gerichtet. 

Im nächsten Schritt fand ein technisches „Assessment“ statt, auf dessen Basis anschließend die Detailspezifikation erstellt werden konnte. Dank der zügigen und qualitativ hochwertigen Spezifikation konnte dbh bereits im August das Realisierungsangebot fertigstellen. 

In den Monaten September und Oktober fanden die technische Anpassung und das Einspielen der Updates statt. 

Die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten lief so reibungslos, dass alle Testläufe im November erfolgreich abgeschlossen werden konnten. Ganz bewusst war diese Testphase in Teilschritten entlang des Prozesses definiert worden. Damit wurde die Komplexität entscheidend reduziert, die Testfälle blieben überschaubar und Fehler konnten rasch identifiziert und behoben werden.

Was ändert sich mit ATLAS 8.4/AES 2.1?

    Mit dem Release wurde unter anderem die Zollnummer in allen Verfahrensbereichen durch die EORI-Nummer ersetzt. Ohne diese ist seit März 2012 keine Im- und Exportabwicklung mehr möglich. Als weiteres Identifikationsmerkmal wurde zum Februar 2013 die 4-stellige Niederlassungsnummer in Deutschland verpflichtend eingeführt. Sie dient der Zuordnung der ATLAS- Anbindung an die jeweiligen Unternehmensteile (Hauptsitz, Niederlassungen,...).

    Starke Partner

    Christoph Eder, SEN über die Kooperation:

    „Die offene und professionelle Zusammenarbeit der SEN Abteilungen Supply Chain ECC und IT, SAP und dbh als externe Dienstleister haben maßgeblich dazu beigetragen, dass wir einen Monat früher als geplant auf das neue ATLAS Release umstellen konnten“. 

    DIE ERFOLGSFAKTOREN Offene Zusammenarbeit und lösungsorientierte Kommunikation

    Im Lessons Learned Workshop zum Projektende wurden vom Projektteam rund um Christoph Eder und Gerhard Kamps, Export Control and Customs bei SEN, neben der offenen Kommunikation und Transparenz auch die klare Zieldefinition und das „Commitment“ aller Beteiligten als entscheidende Erfolgsfaktoren hervorgehoben. Zwischen den internen 

    Abteilungen Supply Chain ECC und IT sowie den externen Dienstleistern SAP und dbh herrschte sowohl untereinander als auch miteinander eine offene und professionelle Zusammenarbeit. So konnte SEN einen Monat früher als geplant auf das neue ATLAS Release umstellen.

    Eine absolut offene, zeitnahe und lösungsorientierte Kommunikation im Projekt wurde von allen Beteiligten als wesentlicher Erfolgsfaktor identifiziert, durch den eine effektive Prozessautomatisierung definiert und implementiert werden konnte. Zudem herrschte zu jederzeit ein klares Verständnis des Prozesses und der notwendigen Veränderung vor. 

    Möglich wurde dies durch einen permanenten Know-how Transfer zwischen allen Beteiligten. 

    ZOLLABWICKLUNG MIT ADVANTAGE CUSTOMS

    Die ATLAS-zertifizierte dbh Zollsoftware Advantage Customs dient als Bindeglied zwischen den IT-Systemen in Unternehmen und den Zollsystemen der Länder. Auch vorgelagerte Prozesse und die Buchhaltung können angebunden werden. So werden medienbruchfreie Abläufe sichergestellt.

    Internationale Zollabwicklung

    Alle zentralen Funktionen der europäischen Zollabwicklung lassen sich mit Advantage Customs abwickeln. Durch Schnittstellen zu vielen internationalen Zollsystemen ist jederzeit sichergestellt, dass Sie die jeweiligen Zollvorschriften der Länder einhalten: Alle Daten werden so erfasst, dass sie den jeweiligen nationalen Anforderungen entsprechen.

    Für ATLAS und für alles andere

    Basierend auf EU-Richtlinien setzen die europäischen Zollverwaltungen IT-Systeme für die elektronische Abfertigung und Überwachung des grenz-

    überschreitenden Warenverkehrs ein. Advantage Customs ist für die Kommunikation mit dem deutschen Zollsystem ATLAS zertifiziert. Darüber hinaus sind alle gängigen europäischen Zollsysteme angebunden (z. B. e-dec, e-zoll und Sagitta).

    Alle Zollverfahren mit einer Software

    • Ausfuhr/AES
    • Einfuhr 
    • Warenversand mit NCTS
    • Verbrauchsteuerbefreiung mit EMCS
    • Summarische Anmeldung 
    • Zolllagerführung
    • Aktive und passive Veredelung bzw. Umwandlungsverfahren
    • Tarifierung

    ÜBER SIEMENS ENTERPRISE COMMUNICATIONS (SEN)

    Siemens Enterprise Communications (SEN) ist ein weltweiter Anbieter von integrierten Kommunikationslösungen, der Technologien für Voice, Video, Zusammenarbeit, Mobility, Contact Center und Netzwerkinfrastruktur synchronisiert, bereitstellt und verwaltet. 

    Diese Kommunikationstechnologien werden direkt in den Geschäftsbetrieb eingebunden. Durch gestärkte Zusammenarbeit, gesteigerte Produktivität und wesentlich höhere Leistung werden so die Kommunikation und Zusammenarbeit optimiert und das gesamte Unternehmen transformiert.

    SEN greift auf die technische Erfahrung von Siemens zurück, um mit zuverlässigen, innovativen, sicheren und auf offenen Standards beruhenden Produkten integrierte Kommunikationslösungen zu entwickeln, die von 75 Prozent der Global 500-Unternehmen genutzt werden. 

    Siemens Enterprise Communications ist ein Joint Venture im Besitz der Gores Group und der Siemens AG.

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