BayWa AG: Optimiert mit dbh Prozess für Lieferantenerklärungen

Lieferantenerklärungen ermöglichen die Nutzung von Präferenzzollsätzen – das ist gut für den Kunden, da er Geld sparen kann und gut für den Exporteur, weil seine Produkte auch für das Drittland attraktiver werden. Außerdem wächst die Bedeutung von Lieferantenerklärungen von Tag zu Tag: Die Märkte verlangen immer mehr Produkttransparenz und gleichzeitig wächst die Zahl der Nicht-EU-Länder, bei denen Lieferantenerklärungen beim Export ihre Vorteile ausspielen. So stehen bekanntlich Handelsabkommen zwischen der EU mit Japan, Singapur und Vietnam an. Für einen international agierenden Handelskonzern wie die BayWa AG (323 Beteiligungen, 3000 Standorte in 41 Ländern, 17500 Mitarbeiter) bedeutet das in Summe, dass dem Thema Lieferantenerklärungen eine hohe Aufmerksamkeit gewidmet werden muss.

Das Unternehmen profitiert von einem im Jahr 2014 grundlegend neu aufgesetzten Prozess für das Handling von derzeit rund 17.000 Lieferantenerklärungen. Statt die Dokumente wie einst dezentral offline zu verwalten, werden sie heute von einer zentralen Einheit digital gemanagt. Alle Vorgänge wurden bis auf wenige Ausnahmen digitalisiert, sie werden rechtssicher protokolliert und archiviert. Es kümmern sich nicht mehr firmenweit hunderte Kollegen im Nebenjob um das Thema, sondern es sind aktuell zwei Fachleute im zentralen Lieferantenerklärungs-Management am Werk, die das Thema mit hohem Fachwissen und damit vollständig korrekt und effizient abwickeln.

Die BayWa AG sowie ausgewählte Beteiligungen profitieren von diesem Shift, da die Qualität in Sachen Lieferantenerklärungen einen Sprung gemacht hat. Und vor allem auch, weil die vielen einstigen Sachbearbeiter in der Fläche von diesem Thema heute befreit sind und den vielen tausend Lieferanten ein effizienter, einfach zu bedienender Prozess bereitgestellt wird, der es ihnen ermöglicht, sich ihren eigentlichen Aufgaben zu widmen.

Der BayWa-Konzern hat im Jahr 2014 mit der dbh Software Advantage Compliance Präferenzmanagement ein zentrales Lieferantenerklärungsmanagement eingeführt, das seitdem fortwährend ausgebaut wird.

Problem: Viele interne Stakeholder mit Lieferantenerklärungen befasst

Die Ausgangslage in Sachen Lieferantenerklärungen und Lieferantenlangzeiterklärungen (LE/LEE) vor 2014 bei der BayWa war ähnlich heterogen, wie sie möglicherweise in so manchem anderen Großunternehmen zu finden ist: Viele interne Stakeholder (Einkauf, Vertrieb, Standorte) aus verschiedenen Sparten kommunizierten mit den Lieferanten in Sachen Lieferantenerklärung.

Bei der BayWa erzeugte das manuelle Handling der Lieferantenerklärungen hohen Aufwand. Die Lieferanten monierten zurecht, dass sie teilweise immer wieder von mehreren Bereichen zum gleichen Thema angesprochen wurden und somit mehrfachen Aufwand hatten. Zudem war die Archivierung von LE/LEEs innerhalb der BayWa sehr breit aufgestellt und den einzelnen Geschäftsbereichen zugeordnet.

Mit einem nüchternen Blick auf den aktuellen Status war für die BayWa damals klar, dass bei diesem Thema Optimierungsbedarf besteht. Zumal die Digitalisierung wesentlicher Geschäftsprozesse ein erklärtes strategisches Ziel des Konzerns ist.

Neue Erkenntnisse dank dbh Softwareunterstützung

Bei der Suche nach einem Lösungs-Partner für diese Herausforderung entschied sich die BayWa für das Produkt Advantage Compliance Präferenzmanagement der dbh Logistics IT AG. Alessandro Herke, Leiter Zoll und Exportkontrolle beim börsennotierten Konzern sagt zur Zusammenarbeit: „dbh brachte mit dem Softwareprodukt nicht nur die richtige Lösung mit, sondern konnte bereits in den ersten Gesprächen mit einem hohen Fachwissen zu zoll- und außenwirtschaftlichen Themen punkten. Wir hatten von Anfang an eine unkomplizierte und gute Kommunikation. Außerdem beweist dbh eine hohe IT Kompetenz nicht nur bei den eigenen Produkten. Und sie zeigten sich von Anfang an sehr offen für neue Ideen und gemeinsame Weiterentwicklungen.“

Advantage Compliance Präferenzmanagement

Die dbh-Software Advantage Compliance Präferenzmanagement ist für ein Handelsunternehmen wie die BayWa ideal, da unter anderem bei einem großen Sortiment und vielen Lieferanten ein sehr guter Überblick auf alle Lieferantenerklärungen ermöglicht werden kann. Ein Blick in den Artikel referenziert beispielsweise auf Geschäftspartner, man kann leicht feststellen, wer firmenweit diese Artikel liefert. Gleichzeitig erfährt man mit einem Blick auf den Lieferanten schnell, welche Artikel von ihm bereitgestellt werden. Das sind Informationen, die das Unternehmen zuvor nur mit Aufwand ermitteln konnte und die heute sehr wertvoll sind.

Advantage Compliance Präferenzmanagement bietet der BayWa seit 2014 eine zentrale Verwaltung aller eingehenden und ausgehenden Lieferantenerklärungen aus einem einzelnen System heraus. So können beispielsweise mit wenigen Mausklicks aus eingehenden Lieferantenerklärungen ausgehende Lieferantenerklärungen generiert werden.

Die BayWa kann sich darauf verlassen, dass jede Erklärung zu einhundert Prozent rechtssicher ist und den vom Zoll vorgegebenen Wortlaut enthält. Das Standardformular beinhaltet alle Länder, die für Lieferantenerklärungen relevant sind. Statusübersichten, Mahnfunktionen und beispielsweise der Druck von Warenverkehrsbescheinigungen runden den Funktionsumfang ab. Das System kann außerdem für alle Unternehmensteile und Beteiligungen genutzt werden. Design und Texte lassen sich individualisieren.

Zentrale Neuerung im digitalen Prozess: Die Kommunikation in Sachen LEs erfolgt digital, Papier-Kommunikation wird maximal reduziert.

BayWa optimiert mit dbh Prozess für Lieferantenerklärungen

Ein abrupter Umstieg auf digital ist aber aus rechtlichen Gründen nicht möglich. Damit die BayWa eine elektronische Erklärung einholen kann, muss der Lieferant zunächst eine entsprechende Erklärung unterzeichnen. BayWa hat darum einen Prozess entwickelt, bei dem der Erstkontakt zum Lieferanten nach wie vor in Papierform mit der Lieferantenerklärung im Original erfolgt. Dazu wird ein Starterpaket verschickt. Dieses beinhaltet ein personalisiertes Anschreiben, die vorausgefüllte Lieferantenerklärung, eine Warenaufstellung, die Verpflichtungserklärung und einen adressierten Rückantwortbriefbogen.

Die Lieferantenerklärung sowie die Warenaufstellung sind für die einfache Zuordnung im System mit einem Strichcode versehen. Somit kann beim Rückversand des Lieferanten die eingehende LLE direkt nach inhaltlicher Überprüfung digital zugeordnet werden. Lieferanten die die Verpflichtungserklärung beim Erstversand offline gleich mitunterschieben haben, sind ab diesem Zeitpunkt in der Lage künftige Erklärungen auch online oder per Fax zu bestätigen. So reduziert der Handelskonzern gleichzeitig den Aufwand beim Lieferanten und verringert dadurch erheblich den Papierverbrauch.

Gemeinsame Weiterentwicklung

Mit einer bloßen Installation des Software-Produkts war es aber nicht getan. Die BayWa mit ihren zahlreichen und unterschiedlichen Lieferanten hatte eigene Anforderungen. So schufen dbh und BayWa im Laufe der Zusammenarbeit mehrere gemeinsame Weiterentwicklungen.

Industriekunden der BayWa können beispielsweise ihre Lieferantenerklärungen in einem geschützten Webportal erledigen. Um den Zeitaufwand für Lieferanten zu minimieren, entwickelte man außerdem eine Weblink-Lösung. Der Lieferant bekommt eine E-Mail und kann mit einem Klick auf den darin enthaltenen Link seine Lieferantenerklärungen automatisch bestätigen, ohne irgendetwas ausfüllen zu müssen.

Diese Weiterentwicklungen sind aus Sicht der BayWa kleine, aber wesentliche Funktionen, die die Usability auch für die Kunden/Lieferanten-Seite erhöhen. Wenn ein Lieferant nicht auf elektronischem Wege erreicht werden möchte, steht ihm nach wie vor auch ein Offline-Verfahren zur Verfügung. Er bekommt per Post die Lieferantenerklärung, inklusive einer bebilderten Ausfüllanleitung und einer vorgedruckten Rückantwort. Somit ist die heutige Lösung ein wirklicher Multi-Channel-Prozess, der alle Anforderungen der heterogenen Lieferantenlandschaft abdeckt.

Lieferanten mitnehmen

Bei der Umstellung des LE-Verfahrens war es der BayWa wichtig, die Lieferanten mitzunehmen und für den neuen Prozess zu gewinnen. Zumal sich mitunter Lieferanten fachlich noch nicht mit dem Thema intensiver beschäftigt haben und das auch nicht unbedingt beabsichtigen. Zum Redesign des Lieferantenerklärungen-Managements gehörte deshalb ein umfangreiches Change-Management.

Zum einen gab es ein Briefing für alle internen Mitarbeiter mit Lieferantenkontakt, so dass diese alle aufkommenden Fragen beantworten können. Die BayWa hat außerdem mehrere Kommunikationsmittel produziert, unter anderem ein Erklärvideo, das die grundsätzliche Thematik darstellt sowie die Vorteile der neuen Lösung sehr gut visualisiert. Mit diesen Maßnahmen ist es gelungen, schnell eine hohe Akzeptanz des neuen Verfahrens zu erreichen. Die Zusammenarbeit mit Lieferanten ist beim diesem Thema wesentlich verbessert und vereinfacht worden und konnte daher für Entlastung auf beiden Seiten sorgen.

Das BayWa Lieferantenerklärungs-Management ist als Teil der Zoll + Exportkontrollabteilung dem Bereich Corporate Compliance angegliedert. Zwei der acht in der Zoll + Exportkontrollabteilung tätigen Mitarbeiter sind zentral für die BayWa sowie diverse Beteiligungen zuständig. Zum offensichtlichen Qualitätsgewinn addieren sich deutliche Entlastungen bei vielen Mitarbeitern in der Fläche, die sich früher neben Ihrer Hauptaufgabe um das Thema gekümmert haben. Und weil die BayWa beim Export dank einer lückenlosen LE-Dokumentation alle Präferenzzollsätze nutzen kann, ist es für die Kunden möglich, bares Geld zu sparen. Damit bleibt die BayWa ein interessanter Handelspartner, wovon letzten Endes auch die Lieferanten profitieren.

Stärkere SAP-Integration

BayWa will in Sachen Prozessoptimierung aber beim aktuellen Status nicht stehen bleiben. Das dbh-Produkt Advantage Compliance Präferenzmanagement ist heute on premise in der BayWa-Unternehmenszentrale in München installiert und läuft als Stand-Alone-Lösung. dbh bietet aber über so genannte SAP Plug-Ins auch eine einfache Verbindung mit dem ERP-System.

Die BayWa ist mit 323 Beteiligungen, 3000 Standorte in 41 Ländern auf allen Kontinenten aktiv und beschäftigt 17500 Mitarbeiter. die Münchener Gesellschaft arbeitet auf den Gebieten Agrar, Energie und Bau, sowie dem Entwicklungssegment Innovation & Digitalisierung.