Dr. Babor GmbH & Co. KG: Shipping und Zoll aus einer Hand – Babor profitiert von einer automatisierten und integrierten Versandlogistik

Die Anforderungen sind hoch. „Unser Supply Chain Management muss exzellent sein, denn unser Geschäft ist sehr komplex“, sagt Rupert Freutsmiedl, Director Supply Chain Management bei Dr. Babor GmbH & Co. KG. 500.000 Sendungen pro Jahr, mehr als 1.000 Produkte, von denen viele regelmäßig variiert werden, weltweit zehn Vertriebskanäle. Und das mit starkem Wachstum und in einer Branche, die zunehmend reglementiert wird. „Das schafft man nur mit einem leistungsfähigen Supply Chain Management“, sagt Freutsmiedl. Für den Hersteller von Präzisionskosmetik Made in Germany sind Best-in-Class-Prozesse darum schlicht eine „geschäftliche Notwendigkeit“. Zumal gerade in diesen Zeiten der Versand von Premium-Kosmetikprodukten an Endkunden für das Familienunternehmen strategisch noch wichtiger wird.

Bereits in der Vergangenheit konnte sich Babor in der Versandabteilung der Aachener Zentrale auf ein vollautomatisiertes Etikettier- und Karton-Verschließsystem verlassen. Bei einer Modernisierung der Anlage im Jahr 2018 lag es auf der Hand, gleichzeitig zahlreiche Prozesse rund um den Versand zu automatisieren und zu integrieren. So sollte etwa der Datenaustausch mit externen Dienstleistern wie beispielsweise Logistikunternehmen und die Zollabwicklung künftig ohne Medienbrüche erfolgen. „Shipping und Zoll aus einer Hand, das war unser klares Ziel“, berichtet SCM-Chef Freutsmiedl.

Zielsetzung: Hohen Standard setzen und gleichzeitig flexibel bleiben

Gemeinsam mit einem externen Berater fand man zwei Hersteller, die eine entsprechende Lösung versprachen. Die Logistikexperten von dbh machten das Rennen, „weil die Chemie gestimmt und die Lösungen im Standard schon einen sehr guten Funktionsumfang im Gepäck haben“, erzählt Freutsmiedl. Das klare Ziel von Babor war es, im neuen Versand Best Practice in Sachen Systemintegration abzuliefern und einen Industriestandard zu entwickeln. Dabei sollten gleichzeitig die Besonderheiten des Babor-Geschäftes abgebildet werden.

Lösung: eine integrierte Versandlösung mit vielen Vorteilen

dbh realisierte die Lösung bei Babor auf Grundlage der Produkte Advantage Delivery (Versand), Advantage Customs (Zoll) und Advantage Compliance (Tarifierung). Die von Babor über die bisherige Integration hinausgehende engere Verzahnung der Lösungen für Versand und Zoll erforderte eine Reorganisation von Zuständigkeiten. „Es war eine agile, organisch wachsende gemeinsame Entwicklungsarbeit, bei der sich beide Seiten sehr konstruktiv eingebracht haben“, berichtet Freutsmiedl über die gute Zusammenarbeit mit dbh. Komplexe Anforderungen von Babor seien sehr gut umgesetzt worden, auch wenn sie sich erst nachträglich als erforderlich herausgestellt hätten. „Wir haben gemeinsam mit dbh einen großen Schritt getan.“ sagt Freutsmiedl.

Dank der Echtzeit-Anbindung der Shipping-Dienstleister erfolgt das Etikettieren heute beim Paketversand „mit einer sehr hohen Geschwindigkeit“, berichtet Projektmanagerin Anna Offermann. Nach dem Scan des Pakets wird das Etikett binnen 2-3 Sekunden ausgedruckt. Der größte Babor-Versender ist heute in Echtzeit an Babor angebunden, Sendungsnummern werden per Webservices abgefragt. Mit drei weiteren Lieferanten tauscht Babor Nummernkreise aus. dbh hat auch dabei eine Anforderung von Babor integriert: Die Etiketten sind – je nach Logistikdienstleister – farbig gekennzeichnet.

Dass die Logistikdienstleister in der dbh-Lösung im Standard integriert sind, hat den Vorteil, dass Babor jederzeit auch über den Versandstatus im Bilde ist. Fragt heute ein Endverbraucher oder ein Kosmetikinstitut bei Babor nach seiner Lieferung, kann der Vertrieb sofort Antwort geben ohne in Drittsysteme nachschauen oder gar Kollegen fragen zu müssen.

Über die integrierte Lösung freuen sich auch die vier Mitarbeiter in der Zollabwicklung bei Babor. Während früher Taxen mit Zollpapieren auf den Weg geschickt wurden, liegen heute bei Babor sämtliche Unterlagen für die Zollabwicklung online vor. „Neben der Integration ist das auch ein konkretes Beispiel für Digitalisierung“, erläutert Freutsmiedl. Die Zollbeauftragten von Babor können heute mit deutlich weniger Aufwand Lieferungen tarifieren und die entsprechenden Papiere digital auf den Weg bringen, und das mit unterschiedlichen Prozessen in einem System: Vom einzelnen Paket bis zur Sammelverzollung ganzer Paletten. Auch bei der Integration der Zollthematik hat dbh für Babor besondere Anforderungen realisiert. So verlangt die Schweiz etwa die Mengenangabe eines bestimmten Inhaltsstoffes. „Diese Angaben können die Zollabwickler nun mühelos dem System entnehmen“, freut sich Projektleiterin Offermann.

Digital statt analog gehen nun bei Babor auch die Gelangensbestätigungen auf Reisen. Haben B2B-Kunden früher eine Lieferung per Ausdruck, Unterschrift und Scan bestätigt, bekommen sie heute eine E-Mail mit einem Link, der nur angeklickt werden muss und als elektronische Unterschrift rechtsgültig ist. „Ein weiterer großer Vorteil“, findet Freutsmiedl. Gerade die Rechtssicherheit aller Prozesse empfinden er und seine Kollegin Offermann als wichtigen Mehrwert. Die Rechtskonformität sei Bestandteil aller dbh-Lösungen, es sei beruhigend, sich darauf verlassen zu können – besonders in einem sich ständig ändernden rechtlichen Umfeld.

Leichter denn je lassen sich bei Babor auch alle Intrastat-Informationen für das Statistische Bundesamt aufarbeiten. Und mit dem in die Versandlösung integrierten Frachtkostenmodul kann das Supply Chain Management in Aachen nun exakt nachprüfen, ob der Fracht-Dienstleister richtig abgerechnet hat.

Weiterer Ausbau geplant

In einem nächsten Schritt wird Babor nicht nur Paketversender, sondern auch seine Spediteure an die neue „digitale All-in One-Lösung“ anbinden, kündigt SCM-Chef Freutsmiedl an.

Damit das Supply Chain Management bei Babor weiter seine Spitzenposition hält, hat das Familienunternehmen mit seinen 600 Mitarbeitern viel vor. Nach der erfolgreichen Einführung von dbh und eines Advanced-Planning-Systems plant man derzeit die Einführung eines Warehouse-Management-Systems.

Gleichzeitig baut der Beauty-Spezialist in Eschweiler einen neuen zentralen Standort für Produktion und Logistik. Die dbh-Lösung soll auch dort zum Einsatz kommen. „Es war auch ein Entscheidungskriterium für dbh, dass wir unsere vollintegrierte Lösung mitnehmen und skalieren können“, sagt Freutsmiedl.

BABOR ist eine international führende Marke der professionellen Kosmetik und bis heute ein Familienunternehmen. An der Spitze des Unternehmens steht die Inhaberfamilie in dritter Generation.

Um den Ansprüchen seiner Kunden gerecht zu werden, setzt BABOR auf mehr als 60 Jahre Hautpflege-Expertise made in Germany: die gesamte Entwicklung und Produktion findet ausschließlich am Firmenhauptsitz in Aachen statt. Daher ist jedes Produkt von der Idee bis zum fertigen Tiegel ein Qualitätsversprechen und steht für Wissenschaft, Präzision und Wirkung.