EU Sicherheitssystem ICS 2

Die EU-Zollbehörden führen zwischen März 2021 und September 2025 mit ICS2 ein neues Frachtinformationssystem zur Risikobewertung und Gefahrenabwehr ein. Über das neue IT-System müssen alle Waren, die in die EU eingeführt werden, bereits vor ihrer Ankunft mittels der Entry Summary Declaration (ENS) angemeldet werden. Ziel ist es, die Prozesse an die Bestimmungen des UZK (Union Zollkodex) anzupassen, den freien Handelsfluss zu erleichtern und gleichzeitig die Sicherheit in der Lieferkette zu erhöhen.

Erstmals wird ein europaweit zentrales System für die Speicherung der ENS-Daten (das Common Repository) und die Kommunikation mit den Wirtschaftsbeteiligten (Shared Trader Interface) zum Einsatz kommen. Alternativ steht es den Mitgliedsstaaten frei, eine nationale Serviceschnittstelle bereitzustellen. Der deutsche Zoll hat jedoch bereits in ATLAS-Info 0137/2021 vom 24. Februar 2021 bekannt gegeben, dass er komplett auf die EU-Lösung setzt: „Eine nationale Teilnehmerschnittstelle wird in Deutschland nicht angeboten“.

Wir halten Sie über alle Entwicklungen bei ICS2 auf dem Laufenden und geben Ihnen einen Überlick, was ICS2 für Sie bedeutet.

ICS2 führt effizientere und effektivere Maßnahmen zur EU-Zollsicherheit und Gefahrenabwehr ein, die:

• den Schutz der EU-Bürger und des Binnenmarkts vor Sicherheitsbedrohungen und Gefahren erhöhen
• den EU-Zollbehörden ermöglichen, Warensendungen mit hohem Risiko besser zu identifizieren und an der geeignetsten Stelle in der Lieferkette einzugreifen
• in Krisensituationen angemessene, gezielte Zollmaßnahmen an den Außengrenzen unterstützen
• die grenzüberschreitende Freigabe für rechtmäßigen Handel erleichtern
• den Informationsaustausch zwischen Wirtschaftsakteuren und EU-Zollbehörden erleichtern

Alle Wirtschaftsbeteiligten, die sich mit der Handhabung, dem Versand oder der Beförderung von Fracht, Express- und Postsendungen befassen, zum Beispiel:

• Express-Zustelldienste
• Postunternehmen innerhalb und außerhalb der EU
• Luftfrachtunternehmen
• Speditions- und Logistikunternehmen
• Beförderer im See-, Schienen- und Straßenverkehr
• Endempfänger mit Sitz in der EU für Waren, die über den Seeverkehr empfangen werden
• Vertreter aller betroffenen Wirtschaftsakteure

Indirekt wird ICS 2 alle Hersteller, Exporteure und Einzelpersonen außerhalb der EU betreffen, die Waren in oder durch die EU versenden. Denn sie müssen den direkt  betroffenen Wirtschaftsakteuren die notwendigen Informationen zur Verfügung stellen.

Im Arbeitsprogramm des Unionszollkodex wurde festgelegt, dass ICS2 in drei Phasen eingeführt wird. Nach Einführung von ICS2 Phase 3 wird ICS1 nach einer Übergangszeit von 200 Tagen auslaufen.

Im Dezember 2023 wurde der Start der dritten Phase vom 01. März auf den 3. Juni 2024 bis 1. September 2025 verschoben.

Phase 1: seit dem 15.03.2021 Vorab-Frachtinformationen für Kurier- und Expresssendungen in der Luftfracht 

Kurierdienste und bestimmte Betreiber von Postdiensten müssen für sämtliche Waren, die sie in oder durch die EU befördern, Vorab-Frachtinformationen in Form einer elektronischen Entry Summary Declaration (ENS) an ICS2 übermitteln. Die so genannte PLACI (Pre-Loading Advange Cargo Information) besteht aus einem Mindestsatz von Daten, die im Abflugland vor dem Verladen der Waren in das Flugzeit eingereicht werden müssen. Die Abgabe der Nachricht muss spätestens erfolgen, bevor die Ware auf das Luftfahrzeug geladen wird, das sie in das Zollgebiet der EU verbringt.

 

Phase 2: ab dem 01.03.2023 (Übergangsphase bis 01.10.) vollständige Datenmeldepflicht für alle Luftfrachtsendungen

Für die Bewertung von Sicherheitsrisiken von Luftfracht müssen Vorab-Frachtinformationen (PLACI) über die per Luftfracht in oder durch die EU zu transportierenden Waren bereits vor dem Versand übermittelt werden. Der Mindestdatensatz muss so früh wie möglich, spätestens aber vor dem Verladen der Ware auf das Luftfahrzeug, das die Ware in die EU bringt.

Zusätzlich ist für die Bewertung der allgemeinen Risiken im Zollbereich eine vollständige Entry Summary Declaration (ENS) mit vollständigen Daten rechtzeitig vor dem Eintreffen der Waren in der Europäischen Union notwendig. Das bedeutet:

Bei einer Flugdauer von weniger als 4 Stunden, muss die vollständige ENS zum Zeitpunkt des tatsächlichen Abflugs erfolgen
Bei einer Flugdauer über 4 Stunden muss die vollständige ENS vier Stunden vor der Ankunft des Luftfahrzeugs am ersten Flughafen im Zollgebiet der Union abgegeben werden

Die Meldepflicht gilt für alle Waren, die per Luftverkehr in Post-, Kurier- oder Stückgutsendungen befördert werden. Betroffen sind dadurch neben Luftfracht-, Post- und Kurierdiensten auch Spediteure.

 

Phase 3: ab dem 03.06.2024 beginnend vollständige Datenmeldung auch für See, Straße und Schiene

Für Betreiber, die Waren auf See- und Binnenschifffahrtsstraßen, Schienen oder Straßen befördern, beginnt mit dem 03.06.2024 ebenfalls in Phasen die Pflicht, Daten für alle Waren (einschließlich Post- und Kuriersendungen) an ICS2 zu übermitteln. Anders als ursprünglich geplant, erfolgt die Bereitstellung aber nicht auf einen Schlag, sondern in Phasen.

Seit dem 1. April 2025 haben Spediteure die Möglichkeit, mit dem sogenannten House Filing (Multiple-Filing) Daten, die Sie nicht an den Reeder weitergeben möchten, selbst an ICS 2 übermitteln, wie z. B. Ihre eigene EORI-Nr. oder die Ihres Kunden.

 

Wie funktioniert das House-Filing?

Die Abgabe erfolgt für dbh-Kunden über Advantage Customs.

 

Wie geht es weiter?

Von April bis September 2025 wird der letzte Schritt von ICS2 – Phase 3 umgesetzt, die Abgabe von ICS 2 Meldungen für Sendungen, die auf der Straße oder per Zug die Außengrenze der Europäischen Union erreichen.

Mit dem vollständigen Go-Live von ICS 2 und der nächsten Version des Versandverfahrens (NCTS Phase 6), voraussichtlich im September 2025, sind im Feld Sicherheit der Versandanmeldung nur noch folgende Werte gültig:

• Code 0: Enthält keine Daten einer summ. Eingangs- oder Ausgangsanmeldung.
• Code 2: Enthält die Daten einer summarischen Ausgangsanmeldung.

Ab diesem Zeitpunkt ist für Waren vor der Einfuhr in die Europäische Union ausschließlich über ICS 2 die Anmeldung abzugeben.

Seeweg

• Für Containerfracht muss eine ENS-Anmeldung 24 Stunden bevor die Ware auf das Schiff verladen wird, das die Ware in das Zollgebiet der Union verbringt, abgegeben sein.
• Beträgt die Fahrtdauer des Schiffes weniger als 24 Stunden, muss die Erklärung spätestens 2 Stunden Ankunft des Schiffes erfolgen
• Für Waren aus Grönland, den Färöer, Island, Häfen an Ostsee, Nordsee, Schwarzem Meer oder Mittelmeer, allen Häfen Marokkos muss die ENS spätestens zwei Stunden vor dem Einlaufen des Schiffes in den ersten Eingangshafen im Zollgebiet der Union vorliegen.
• Für Schüttgut muss eine Anmeldung spätestens vier Stunden vor dem Einlaufen des Schiffes vorliegen.

 

Binnenwasserstraße

• Die ENS muss mindestens zwei Stunden vor Ankunft der Ware an der Grenzübergangsstelle der Union abgegeben werden

 

Straße

• Die ENS muss mindestens zwei Stunden vor Ankunft der Ware an der Grenzübergangsstelle der Union abgegeben werden.

 

Schiene

• Die ENS muss mindestens zwei Stunden vor Ankunft des Zuges an der Grenzübergangsstelle der Union abgegeben werden.
• Dauert die Zugfahrt vom letzten in einem Drittland gelegenen Zugbildungsbahnhof bis zur ersten Eingangszollstelle der Union weniger als zwei Stunden, muss die ENS spätestens eine Stunde vor Ankunft des Zuges an der Grenzübergangsstelle der Union abgegeben werden.

 

Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf den Versand von Waren in oder durch die EU auf dem See- und Binnenschiffsweg vor.

• Andere Fristen für die Vorabübermittlung und Summarische Eingangsmeldung z.B. vor Verladung der Ware statt vier Stunden vor der Ankunft
• Multiple Filing: Vorabübermittlung der Cargo-Informationen in der Regel durch die Airline oder die Reederei – die Übermittlung der ENS-Daten (Summarische Eingangsanmeldung) kann durch verschiedene Parteien erfolgen z. B. durch den Spediteur
• Übermittlung der ersten 6 Ziffern des HS-Codes statt bisher 4 Ziffern
• Einbindung aller Verkehrsarten inklusive Post
• Abwicklung in Deutschland nicht über ATLAS, sondern das EU-zentrale Shared Trader Interface

• Sendungen und Fracht werden an den EU-Zollgrenzen angehalten
• Die betreffenden Waren werden von den Zollbehörden nicht abgefertigt
• Qualitativ schlechte oder unvollständige Erklärungen können zurückgewiesen werden oder die EU-Zollbehörden können weitere Sicherheitsüberprüfungen oder Maßnahmen veranlassen. Auch Sanktionen wegen Nichteinhaltung der Vorschriften sind denkbar.

Die Einführung des Import Control System 2 betrifft vor allem Unternehmen, die international aufgestellt sind oder weltweit mit Drittländern zu tun haben. In einem solchen Fall werden zusätzliche Sicherheitsdaten für die Einfuhrzollverfahren benötigt. Die Wirtschaftsbeteiligten müssen für alle Waren, die in den gemeinsamen Sicherheitsraum der EU, der Schweiz und Norwegens verbracht werden, im Voraus elektronische Daten im Format der elektronischen summarischen Eingangsanmeldung (ENS) an das ICS2 übermitteln.

Jede Phase betrifft unterschiedliche Wirtschaftsakteure und Verkehrsträger. Indirekt wird ICS 2 auch alle Hersteller, Exporteure und Einzelpersonen außerhalb der EU betreffen, die Waren in oder durch die EU versenden. Denn sie müssen den direkt betroffenen Wirtschaftsakteuren die notwendigen Informationen zur Verfügung stellen.

Empfohlen wird daher:

• Informieren Sie sich und machen Sie sich mit den neuen Anforderungen vertraut.
• Passen Sie Ihre Geschäftsprozesse entsprechend an.
• Aktualisieren Sie Ihre IT-Systeme für den Informationsaustausch und prüfen Sie, inwieweit Dienstleister unterstützend tätig werden können. Wirtschaftsbeteiligte mit bestehenden ICS-Verpflichtungen müssen ihre Systeme entsprechend aufrüsten.
• Sorgen Sie dafür, dass qualitativ einwandfreie und präzise Daten zur Verfügung gestellt werden.

Datenqualität gewinnt an Bedeutung

Qualitativ schlechte oder unvollständige Erklärungen können zurückgewiesen werden oder die EU-Zollbehörden zu weiteren Sicherheitsprüfungen oder Maßnahmen veranlassen. Im schlimmsten Fall sprechen die Behörden eine Beladeverbot aus oder stoppen Sendungen an den EU-Zollgrenzen. Um sicherzustellen, dass die Lieferkette nicht unterbrochen wird, muss im Prozess daher sichergestellt werden, dass Daten rechtzeitig und in angemessenem Qualitätsgrad vorliegen bzw. seitens des Herstellers/Exporteurs zur Verfügung gestellt werden.

Zu beachten insbesondere:

• Der Umfang der zu meldenden Daten steigt mit ICS2 deutlich – so ist z. B. statt entweder HS-Code oder Warenbeschreibung zukünftig beides verpflichtend anzugeben
• Mit ICS2 ist die Übermittlung der ersten sechs Ziffern des HS-Codes statt bisher 4 Ziffern notwendig
• Mehr Wert wird auf eine korrekte Warenbeschreibung gelegt (siehe auch Guideline für akzeptable Warenbeschreibungen)

 

Multiple Filing ermöglicht Arbeitsteilung

Die Vorabübermittlung der Cargo-Informationen wird in der Regel durch die Airline oder die Reederei erfolgen. Das so genannte Multiple Filing macht es aber möglich, dass auch weitere Prozessbeteiligte wie z. B. Spediteure ergänzende Informationen bereitstellen.

Der UZK sieht in diesem Zusammenhang vor: „Ungeachtet der Verpflichtungen des Beförderers kann die summarische Eingangsanmeldung stattdessen von einer der folgenden Personen abgegeben werden: (a) vom Einführer oder Empfänger oder einer anderen Person, in deren Namen oder für deren Rechnung der Beförderer handelt, (b) von jeder Person, die in der Lage ist, die betreffenden Waren zu gestellen oder sie bei der Eingangszollstelle gestellen zu lassen“.

Hier einige Beispiele:

Sind Sie der Spediteur, der einen Hauptfrachtbrief ausstellt, benötigen Sie die erforderlichen Daten aus allen zugrundeliegenden Einzelfrachtbriefen von den ausstellenden Spediteuren (einschließlich Betreiber von Express- oder Postdiensten, die gleichwertige Transportdokumente ausstellen). Die notwendigen Informationen umfassen Daten sowohl über den Käufer als auch über den Verkäufer, die dem Empfänger auf dem niedrigsten Level der House Bill of Lading zugänglich sind. Wenn der Spediteur die erforderlichen Daten nicht mitteilt, müssen Sie eine Teil-ENS auf der Grundlage Ihres Hauptfrachtbriefs einreichen und die EORI-Nummer des Spediteurs in Ihrer
Meldung angeben. Der Spediteur ist dann für die Übermittlung der Daten auf Einzelfrachtebene an ICS2 verantwortlich. Er muss dann die Daten von anderen Parteien, die Einzelfrachtbriefe ausstellen, einholen oder in seiner Teil-ENS-Meldung die Identität der Parteien angeben, die immer noch zur Meldung verpflichtet sind.

Wenn Sie der Frachtführer sind, der ein einfaches Konnossement ausstellt, müssen Sie von dem in der EU ansässigen Warenempfänger
bestimmte zusätzliche kommerzielle Daten erhalten. Wenn der Warenempfänger die erforderlichen Daten nicht übermittelt, müssen Sie seine EORI-Nummer in Ihrer Teil-ENS angeben und der Warenempfänger wird für seine Teileinreichung im ICS2-System verantwortlich und gemacht.

Wenn Sie der Spediteur, Express- oder Postdienstleister sind, der einen Einzelfrachtbrief oder ein gleichwertiges Dokument ausstellt, müssen Sie den Spediteur (oder den so genannten „Hauptspediteur“, wenn Sie als Mitverlader auftreten) informieren, dem Sie einen Einzelfrachtbrief ausgestellt haben. Sie müssen entweder die erforderlichen Daten an das Frachtunternehmen oder den Hauptspediteur weitergeben oder selbst eine Teil-ENS bei ICS2 einreichen, einschließlich bestimmter kommerzieller Daten, die von dem in der EU ansässigen niedrigsten Frachtbrief-Warenempfänger einzuholen sind.

Sind Sie Empfänger kann es je nach den vertraglichen Vereinbarungen zwischen den Parteien erforderlich sein, dass Sie auch eine ENS mit Angaben zum Käufer und Verkäufer einreichen müssen.

Im April 2025 hat die EU eine Liste von Wörtern veröffentlicht, die in der Warenbeschreibung zu einer Ablehnung der ENS-Meldung führen. Wirtschaftsbetriebe müssen ihre Fehlermeldungen überwachen und Anmeldungen mit genauen Daten erneut einreichen

Die jetzt aktualisierte (nicht erschöpfende) Liste enthält eine zusätzliche Spalte, die anzeigt, welche Stoppwörter aktiv sind und Ablehnungen auslösen, vorübergehend deaktiviert sind oder ohne aktuelle Auswirkungen auf die ICS2-Nachricht sind.