Zusammen mit uns treibt es das traditionsreiche Familienunternehmen auf die See hinaus. Mit Fiduz als neues Transportmanagementsystem soll die Ausweitung der Spedition auf die Seefracht gelingen.

Die Herbert Voigt GmbH & Co. KG ist ein familiengeführtes Unternehmen in der Logistikbranche. Mit über 500 Mitarbeitenden und einem Fuhrpark von mehr als 100 Fahrzeugen bietet die Spedition ihren Kund:innen umfassende Lösungen in den Bereichen Transport, Lagerung und Zollabwicklung.

Tradition und Innovation stehen für das Unternehmen zentral: Seit ihrer Gründung im Jahr 1933 sorgt die Herbert Voigt GmbH & Co. KG für effiziente und zuverlässige Transporte. Trotz der langen Historie steht das Logistikunternehmen auch dem Fortschritt und der eigenen Erweiterung immer wieder offen gegenüber. Heute ist es laut Silke Ihloff, Teamleiterin Import/Export/Zoll, „vernetzt mit der ganzen Welt“ und setzt auf Nachhaltigkeit und Innovation. Ein Beispiel dafür ist die Integration von Wasserstoff-Lkws sowie die kontinuierliche Erhöhung des Anteils an Fahrzeugen mit alternativen Antrieben wie Elektro- und Biodiesel.

Ein weiterer zukunftsorientierter Schritt sollte die Ausweitung der eigenen Kompetenzen in der Seefracht werden. Dabei stand das Unternehmen aus Schleswig-Holstein vor der Herausforderung ein neues Transportmanagementsystem (TMS) zu integrieren und zu implementieren. An diesem Punkt wurde die Spedition auf Fiduz als mögliche Lösung aufmerksam.

Die bisher angewendeten Systeme erforderten eine doppelte und fehleranfällige Erfassung von Aufträgen in unterschiedlichen Programmen sowie das manuelle Führen von Excel-Listen, was sowohl viel Zeit als auch wertvolle Ressourcen band. Darüber hinaus war die Abstimmung der Containernachläufe nicht ausreichend automatisiert. Es fehlte eine optimierte digitale Ablage von Dokumenten, die eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet.

Es brauchte eine Lösung, die die Übersichtlichkeit in der Auftragsverwaltung erhöht, die Abrechnung präziser gestaltet und die gesamte Dokumentation transparenter und zugänglicher macht. Ziel sollte es sein, die Produktivität zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren, um den täglichen Betrieb spürbar zu verbessern.

Die Lösung sollte zudem eine nahtlose Integration des neuen TMS mit dem bereits vorhandenen Advantage Customs von dbh ermöglichen. Zusätzlich sollte es auch eine Schnittstelle zu Navision, einer Anwendung, die inzwischen in MS Dynamics 365 integriert wurde, für die Anbindung an die Buchhaltung bieten.

Schnell stellte sich durch gezielte Beratung und einer lösungsorientierten Vorstellung vor Ort heraus, dass wir mit Fiduz die passgenaue Anwendung für die Spedition bieten. Die Zusammenarbeit war bereits in den Bereichen Zoll und Compliance durch die Nutzung von Advantage Customs von Erfolg geprägt, sodass diese nun im Transportmanagement ausgebaut werden sollte.

Die Anwendung überzeugte die Vertreter:innen der Herbert Voigt GmbH & Co. KG durch die benutzerfreundliche Oberfläche und die Anpassungsfähigkeit an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Die Verknüpfung zu Advantage Customs bietet zudem eine gut vernetzte digitale Infrastruktur.

Die Anbindung von Advantage Customs in Fiduz und die damit gewonnenen Vorteile gehören zu den Stärken der Anwendung. Diese Verknüpfung ermöglicht praktische Funktionen wie beispielsweise den Erhalt von Steuerbescheiden in der Fiduz E-Akte oder Statusinformationen im Workflow zur Verzollung. Einen weiteren Vorteil sieht das Unternehmen in der Möglichkeit der Kostenerfassung für den Monats- und Jahresabschluss und auch die Vertretungslösung im Urlaub- oder Krankheitsfall durch die eingepflegte Aufgabenstruktur ist eine zusätzliche Erleichterung. Durch die gute Übersicht der Ordnerstruktur können nun sämtliche Aufträge einfach und schnell erfasst und bearbeitet werden.

Nach der gemeinsamen Planung begann die Implementierung des neuen Systems mit einer kurzen Testphase, gefolgt von der Umsetzung im Live-Betrieb. Nach rund vier bis fünf Monaten der Nutzung wurden kleinere Optimierungen vorgenommen, um die Prozesse weiter zu verbessern. Von Anfang an funktionierte besonders die Erstellung der Seefrachtaufträge reibungslos, sodass das Unternehmen mit unserer Lösung Fiduz ungehindert seine Ausweitung auf den Seefrachtbereich fortsetzen konnte.

Mit kleineren Herausforderungen setzten sich unsere Expert:innen auch nach der erstmaligen Implementierung intensiv auseinander. Für das Logistikunternehmen wurde weiter an der Anpassung von Stammdaten und der Implementierung des Firmenlogos in die Auftragserfassung gearbeitet. Durch diese fortlaufenden Entwicklungen gelang es zusammen, Fiduz immer weiter an die Bedürfnisse seiner Anwender:innen anzupassen.

»Für den Im- und Export von Waren ist eine sorgfältige Planung unerlässlich. Dank unseres IT-Logistik-Anbieters dbh und unseren geschulten Mitarbeiter:innen halten wir unsere Kund:innen stets auf dem Laufenden, was Änderungen im Zoll- und oder Außenwirtschaftsrecht betrifft.«

Silke Ihloff
Teamleiterin Import/Export/Zoll, Herbert Voigt GmbH & Co. KG

Die Einführung von Fiduz hat die Effizienz bei der Auftragsbearbeitung spürbar gesteigert und die Ausweitung auf die Seefracht ermöglicht. Heute können alle Mitarbeitenden bei der Herbert Voigt GmbH & Co. KG Kund:innenanfragen sofort beantworten und den entsprechenden Auftrag schnell und unkompliziert aufrufen, indem einfach eine Referenz- oder Containernummer eingegeben wird. Dies steigert besonders die Kund:innenzufriedenheit, denn „eine klare Kommunikation mit den Zuliefernden und Kund:innen ist für Voigt-Logistik selbstverständlich“, hebt Silke Ihloff hervor.

Fiduz vereinfacht im Alltag des Unternehmens sämtliche Prozesse und hat somit insbesondere einen großen technischen und kaufmännischen Nutzen. Die Anwendung übernimmt viele wichtige Arbeitsschritte und ermöglicht seinen Nutzer:innen, sich auf neue Ziele zu fokussieren und die eigene Arbeit zu optimieren.

Wir freuen uns, dass wir die Herbert Voigt GmbH & Co. KG nach langen Jahren der Zusammenarbeit bei ihrem nächsten Schritt der kontinuierlichen Erweiterung unterstützen konnten. Auch in Zukunft werden wir durch enge Kooperationen mit unseren Kunden weiterwachsen.

Der nächste Schritt in der gemeinsamen Entwicklung wird das modernisierte Fiduz Release sein, das in Kürze allen Anwender:innen erneut den Arbeitsalltag erleichtern wird. Interessierte Unternehmen können sich, zum Beispiel auf der kommenden transport logistic in München, persönlich von unseren Expert:innen zu diesem nächsten wichtigen Schritt in der Modernisierung des Transportmanagements informieren lassen.