Diese Frage, die sich Volker Gaese und seine Kollegen angesichts des zu erwartenden Aufwands und der geplanten Umstellungszeit von SAP ERP auf SAP S/4 HANA stellten, wird so oder so ähnlich sicher noch in vielen Unternehmen zu hören sein. Sie ist zugleich ein Beleg dafür, dass die rechtzeitige Einbindung des Dienstleisters viele Sorgen ersparen und den Gesamtprozess der SAP S/4 HANA Migration deutlich vereinfachen kann.
Die food family setzt seit längerem auf SAP Plug-Ins von dbh, mit denen zahlreiche Prozesse rund um die Themen Versand, Zoll, Warenausfuhr und Trade Compliance für die food family Mitarbeiter vereinfacht werden. Die food family hat sich für die Wechselvariante Brownfield entschieden. Sämtliche Abläufe, so die Vorgabe des Kunden, sollten dementsprechend auch in der neuen Systemumgebung von S/4 HANA genauso verfügbar sein wie das Josera Team sie im SAP ERP kennen- und schätzen gelernt hat. In dieser Hinsicht konnte dbh dem Kunden von Anfang an die Sorgen nehmen, denn sämtliche dbh Plug-Ins sind bereits vollumfänglich auf S/4 HANA vorbereitet.
Enge Zusammenarbeit als wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche Migration
Dennoch ist die Migration ein Thema, dessen zeitlichen und organisatorischen Umfang man nicht unterschätzen darf. Denn neben der Umstellung des eigentlichen ERP-Systems musste auch noch sichergestellt werden, dass unternehmenswichtige Prozesse wie Sanktionslistenprüfung oder Ausfuhren nicht stehenbleiben. Die eigentliche Migration der dbh Standard Plug-Ins auf SAP S/4 HANA ist dabei nicht das Problem und auch eine größere Zahl verwendeter Plug-Ins erhöht den Aufwand nicht wesentlich. Vielmehr stellten Themen wie die Umstellung auf Business Partner die food family vor neue Herausforderungen, denn die Datenbasis war an verschiedenen Stellen im Unternehmen nicht dieselbe. Dementsprechend war eine enge Abstimmung zwischen den Abteilungen Einkauf, Rechnungswesen, Verkauf und Zollabwicklung gefragt. Zahlreiche Daten mussten bereinigt und Unternehmensprozesse in kurzer Zeit umorganisiert werden. Zudem gab es immer wieder Sonderfälle in den Prozessen, die bei der Migration berücksichtigt werden mussten.
Hier zeigte sich, dass es von Vorteil ist, Fachleute in den jeweiligen Fachabteilungen zu benennen, die als Ansprechpartner fungieren und mit ihrem jeweiligen Pendant auf Seiten des Dienstleisters eng zusammenarbeiten. Stephanie Rimpler, bei der food family die Verantwortliche für die Umstellung der Plug-Ins, hebt diesen Punkt auch besonders hervor: „So konnten wir jeweils gezielt durch die dbh Fachexperten beraten werden und uns auf unsere Fachthemen konzentrieren, während die Projektleitung den Überblick über das Gesamtprojekt behalten und alle Fäden zusammengeführt hat“, sagt sie im Rückblick auf das erfolgreich abgeschlossene Projekt. Als im Laufe des Projekts klar wurde, dass vor allem die Individualisierungen des bestehenden Systems beim Kunden zu Herausforderungen bei der Migration sorgten, konnte diese dank der engen Kooperation zwischen der food family und dbh schnell behoben werden. „Zusatz- und Sonderentwicklungen sollten frühzeitig besprochen werden“, empfiehlt Frau Rimpler daher allen Unternehmen, die zukünftig vor einer S/4 HANA Migration stehen.
Eine anspruchsvolle, aber reibungslose Umstellung dank partnerschaftlicher Kooperation
Das Gesamtprojekt der Migration sämtlicher dbh SAP Plug-Ins auf S/4 HANA bei der food family hat vom ersten Kick-off bis zum Go-Live etwa acht Monate in Anspruch genommen. Für den Kunden war der zu erwartende zeitliche Aufwand überraschend, weil sich erst bei genauerem Hinsehen erkennen ließ, wie viele Schritte mit einer Migration wirklich einhergehen. Frau Rimpler erläutert: „Neben der eigentlichen Migration des Systems und der Umstellung der Plug-Ins haben wir im Rahmen des Projekts einzelne Prozesse nochmals überprüft und besonderen Wert auf eine gründliche Testphase gelegt, um sicherzustellen, dass nach dem Go Live wirklich alles exakt so funktioniert wie wir es gewohnt sind.“
