Die Anforderungen an Unternehmen im Zollbereich werden weiter präzisiert: Mit der Veröffentlichung des Merkblatts zu Artikel 24 der Durchführungsverordnung zum Unionszollkodex (UZK-IA) führt die Zollverwaltung eine Neuerung ein. Künftig wird die Angabe der Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) im Rahmen des „Fragebogens zollrechtliche Bewilligungen“ verpflichtend. Diese Änderung hat praktische und rechtliche Auswirkungen für zahlreiche Unternehmen, die zollrechtliche Bewilligungen beantragen oder bereits innehaben.
Erfahren Sie was genau sich ändert, wen die neue Pflicht konkret betrifft und worauf Ihr Unternehmen jetzt achten sollte.
Hintergrund der Neuregelung
Auslöser für die Anpassung ist die Vorgabe aus Artikel 39 Buchstabe A) des Unionszollkodex (UZK). Danach müssen Unternehmen, die zollrechtliche Bewilligungen beantragen (beispielsweise als Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter – AEO), ihre steuerliche und zollrechtliche Zuverlässigkeit nachweisen. Konkret prüft die Zollverwaltung, ob schwerwiegende oder wiederholte Verstöße gegen steuer- oder zollrechtliche Vorschriften vorliegen.
Um diese Prüfung effizient durchführen zu können, ist die Zollverwaltung auf eine eindeutige Identifikation der betroffenen Personen angewiesen. Die Steuer-ID bietet hierfür eine verlässliche Grundlage, da sie jeder natürlichen Person eindeutig zugeordnet ist. Auf dieser Basis kann eine Abfrage bei den zuständigen Finanzbehörden erfolgen.
Pflicht zur Angabe der Steuer-ID
Mit der Veröffentlichung des aktualisierten Merkblatts wird die Angabe der Steuer-ID im Fragebogen jetzt umgesetzt. Unternehmen müssen künftig sicherstellen, dass sie die entsprechenden Daten vollständig und korrekt bereitstellen. Eine unvollständige Angabe kann zu Verzögerungen im Bewilligungsverfahren oder sogar zur Ablehnung führen.
Wer muss die Steuer-ID angeben?
Die Pflicht zur Angabe der Steuer-ID betrifft gezielt bestimmte Personengruppen innerhalb eines Unternehmens, die maßgeblichen Einfluss auf zollrechtliche Prozesse haben:
Gesetzliche Vertreter des Unternehmens. Hierzu zählen insbesondere:
- Mitglieder des Vorstands
- Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer
Diese Personen tragen die rechtliche Gesamtverantwortung und stehen daher im Fokus der Zuverlässigkeitsprüfung.
Zollverantwortliche Beschäftigte. Darunter fallen Mitarbeitende, die operativ für Zollangelegenheiten zuständig sind, beispielsweise:
- Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter mit Zollzuständigkeit
- Verantwortliche für Import-/Exportabwicklung
Auch sie werden in die Prüfung einbezogen, da sie direkten Einfluss auf die Einhaltung zollrechtlicher Vorschriften haben.
Wer ist von der Pflicht ausgenommen?
Nicht alle Funktionsträger im Unternehmen müssen ihre Steuer-ID angeben. Ausgenommen sind insbesondere:
- Mitglieder von Beirat und Aufsichtsrat
- Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter ohne Zollzuständigkeit
- Leiterinnen und Leiter der Buchhaltung
- Zollsachbearbeiterinnen und Zollsachbearbeiter
Diese Gruppen gelten nicht als unmittelbar verantwortlich im Sinne der zollrechtlichen Zuverlässigkeitsprüfung nach Artikel 39 UZK.
Praktische Auswirkungen für Unternehmen
Unternehmen sollten zeitnah ihre internen Prozesse überprüfen und entsprechend anpassen. Dabei empfiehlt es sich insbesondere, die erforderlichen Daten frühzeitig zu erheben, indem die betroffenen Personen rechtzeitig über die neue Pflicht informiert und um die Bereitstellung ihrer Steuer-Identifikationsnummer gebeten werden.
Gleichzeitig ist dem Datenschutz Rechnung zu tragen, da die Verarbeitung der Steuer-Identifikationsnummer strengen datenschutzrechtlichen Anforderungen unterliegt. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass Erhebung, Speicherung und Weitergabe dieser Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung erfolgen.
Darüber hinaus sollten die Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar definiert werden, sodass eindeutig festgelegt ist, welche Mitarbeitenden als zollverantwortlich gelten.
Wer sich frühzeitig auf die neuen Vorgaben einstellt und klare Strukturen schafft, kann Verzögerungen im Bewilligungsverfahren vermeiden und seine zollrechtliche Zuverlässigkeit transparent nachweisen.
