Technologische Trends

Vorteile durch Nutzung von automatisierten Workflow-Prozessen im Zoll und der Versandlogistik

Einleitung

Versand- und Zollprozesse stehen unter erheblichem Druck. Globalisierung, immer komplexere Regulierungen, steigende Datenmengen und ein akuter Fachkräftemangel belastet die Branche. Hinzu kommt der wachsende Anspruch von Kunden: kurze Lieferzeiten, fehlerfreie Abläufe und lückenlose Transparenz gelten inzwischen als Standard. Traditionell manuell gesteuerte Abläufe geraten hier schnell an ihre Grenzen. Automatisierte Workflow-Prozesse bieten einen Ausweg – sie übernehmen wiederkehrende Routinen, minimieren Fehler und schaffen Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.

Die Grundlage dieses Fachartikels bildet ein Gespräch mit Manuel Marcy, Product Owner bei der dbh Logistics IT AG.

Grenzen klassischer Abläufe

Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit manuellen Prozessen und isolierten Systemen. Medienbrüche, händische Eingaben und redundante Arbeitsschritte führen zu Verzögerungen und Fehlern. Schon ein falsch gesetztes Häkchen im Formular kann Zollabfertigungen blockieren oder Lieferungen verzögern. Fachkräfte verbringen einen Großteil ihrer Zeit mit Routineaufgaben, während komplexe Sonderfälle oder Optimierungsmaßnahmen zu kurz kommen. In der Summe resultieren daraus höhere Kosten, mehr Risiken und eine geringere Wettbewerbsfähigkeit.

Aktuelle Studien belegen, dass Unternehmen durch Automatisierung Fehlerquoten signifikant senken können. Zudem sinkt die Bearbeitungszeit bei Standardprozessen wie Versandaufträgen oder Zollanmeldungen um bis zu 70 %, wenn Datenflüsse nahtlos in Systeme integriert werden.

 „Wenn Unternehmen ihre Versandprozesse weiterhin manuell steuern, geraten sie ins Hintertreffen. Automatisierte Workflows schaffen hier den entscheidenden Unterschied.“

Manuel Marcy, Product Owner für Advantage Delivery im Bereich Customs Solutions

Automatisierte Workflows in der Praxis

Automatisierte Workflows zeichnen sich dadurch aus, dass Standardprozesse durchgängig und regelbasiert ablaufen. Typische Anwendungsfälle sind die automatische Erstellung von Versandaufträgen, die Anbindung an Zollsysteme oder die systematische Eskalation, wenn Informationen fehlen.

Die Vorteile sind unmittelbar spürbar:

• Zeitersparnis: Prozesse, die früher Stunden beanspruchten, werden in Minuten abgewickelt.
• Fehlerreduktion: Manuelle Eingaben werden minimiert, die Datenqualität steigt.
• Compliance: Gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien lassen sich konsequent durchsetzen, Nachweise werden automatisch dokumentiert.

Ein anschauliches Beispiel sind gleichartige Exportsendungen in Drittländer. Während früher jede Sendung einzeln angelegt werden musste, kann ein definierter Workflow heute automatisch Versandaufträge erstellen, Zollanmeldungen einleiten und Rückmeldungen ins System einspielen. Eingriffe durch Mitarbeitende sind nur noch bei Ausnahmen erforderlich.

Automatisierter Workflow im Zoll- und Versandprozess. – Quelle: dbh Logistics IT AG

Mehrwerte über Effizienz hinaus

Automatisierung ist mehr als reine Effizienzsteigerung. Fachkräfte gewinnen Zeit für strategische Aufgaben, etwa die Optimierung von Lieferketten oder die Beratung interner Abteilungen. Gleichzeitig steigt die Transparenz: Jeder Prozessschritt ist dokumentiert, Verantwortlichkeiten sind eindeutig und Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung.

Das erleichtert Audits, verbessert die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und schafft Vertrauen bei Kunden. Auch die Attraktivität als Arbeitgeber steigt, denn junge Talente suchen eher nach verantwortungsvollen Aufgaben statt repetitiven Routinetätigkeiten.

Technologische Treiber der nächsten Jahre

Die Entwicklung automatisierter Workflows wird durch mehrere Trends weiter beschleunigt:

1. API-basierte Vernetzung Systeme kommunizieren zunehmend nahtlos miteinander. Daten können ohne Medienbrüche zwischen ERP, TMS, Zollportalen und Logistikpartnern ausgetauscht werden.
2. Künstliche Intelligenz (KI) KI unterstützt die Klassifizierung von Waren, prüft Daten auf Konsistenz und hilft bei der Entscheidungsfindung. Erste Lösungen für die automatisierte HSCode- Zuordnung oder für Prognosen zu Verzögerungen sind bereits im Einsatz.
3. Echtzeit-Monitoring und Reporting Unternehmen wollen jederzeit wissen, wo sich ihre Sendung befindet. Automatisierte Workflows liefern dazu die Datenbasis und visualisieren diese in Dashboards. Dadurch lassen sich Abweichungen frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten.

Auch Cloud-basierte Architekturen gewinnen an Bedeutung. Sie bieten die notwendige Skalierbarkeit, um auf schwankende Volumina oder neue regulatorische Anforderungen flexibel reagieren zu können.

Versandmitarbeiter bei der Schnellerfassung in Advantage Delivery von dbh.

Erfolgsfaktoren bei der Einführung

Der Weg zur Automatisierung muss nicht komplex beginnen. Empfehlenswert ist ein schrittweises Vorgehen: Zunächst werden die am häufigsten vorkommenden, klar strukturierten Prozesse automatisiert, da hier der größte ROI erzielt werden kann. Anschließend wird das System sukzessive erweitert.

Wesentliche Erfolgsfaktoren sind:

• Saubere Datenbasis und standardisierte Formate,
• Einbindung der Mitarbeitenden, um Akzeptanz zu schaffen,
• Transparente Erfolgsmessung anhand von KPIs wie Zeit- und Fehlerersparnis,
• Rechtliche Absicherung durch auditierbare Dokumentation,
• Integration in bestehende IT-Systeme für durchgängige Abläufe.

 „Wichtig ist, klein anzufangen und die Prozesse mit dem größten Hebel zuerst zu automatisieren – so entstehen schnelle Erfolge und Akzeptanz im Unternehmen.“

Manuel Marcy, Product Owner für Advantage Delivery im Bereich Customs Solutions

Fazit und Lösungshinweis

Automatisierte Workflow-Prozesse sind heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor in der Zoll- und Versandlogistik. Sie reduzieren Kosten, erhöhen die Sicherheit und beschleunigen Abläufe erheblich. Darüber hinaus schaffen sie Transparenz, strategische Freiräume und stärken die Attraktivität von Unternehmen als Arbeitgeber.

Wie das Gespräch mit Manuel Marcy deutlich gemacht hat, sind automatisierte Workflows längst kein Zukunftsthema mehr, sondern gelebte Praxis. Unternehmen, die frühzeitig auf diesen Trend setzen, machen ihre Lieferketten resilienter, ihre Fachkräfte produktiver und ihre Organisation insgesamt zukunftsfähiger.

Eine konkrete Lösung bietet die Multicarrier Versandsoftware Advantage Delivery von dbh Logistics IT AG. Sie vereint flexible Workflowsteuerung, Anbindung an verschiedene KEP-Dienstleister und Zollsysteme sowie umfassendes Monitoring. Damit lassen sich die beschriebenen Herausforderungen effizient meistern und die Vorteile der Automatisierung in der Praxis realisieren.

Einen ausführlichen Fachbeitrag zu diesem Thema finden Sie in der Ausgabe 10/2025 der Zoll & Export.