Advantage Compliance

Sanktionslistenprüfung

Unternehmen sind per Gesetz verpflichtet bei jedem Geschäftskontakt eine Sanktionslistenprüfung durchzuführen. Ziel ist das Identifizieren von sanktionierten Kontakten.

Unsere Software Advantage Compliance übernimmt diese Prüfung für Sie: Integriert in Ihr ERP-, WMS- oder TMS-System kann das Screening überall dort angestoßen werden, wo Adressen hinterlegt werden. Die Prüfung erfolgt gegen die tagesaktuell veröffentlichten Sanktionslisten und ist innerhalb von Sekunden abgeschlossen.

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Vorteile der Sanktionslistenprüfung

  • Tagesaktueller Content
  • ERP-Integration und SAP PlugIns
  • Intelligente Prüfung für optimierte Trefferlisten
  • Individuelle Black Lists und White Lists
  • Verschiedene Prüfmöglichkeiten: Manuelle Einzelprüfung, Batchprüfung, Synchronprüfung, DELTA-Prüfung
  • Red-Alert E-Mail
  • Prüfergebnisse online, per Mail oder als Datei
  • Archivierung der Ergebnisprotokolle

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SAP Partner

SAP und ERP Integration

dbh Plug-Ins für SAP sind Softwareerweiterungen, mit denen Sie Ihr SAP-System ganz einfach um Module, wie beispielsweise Sanktionslistenprüfung, Exportkontrolle, Tarifierung, US-Re-Exportkontrolle, ergänzen können. Und Ihr Vorteil: dbh SAP Plug-Ins sind bereits für SAP S4/HANA ausgelegt.

Andere ERP-Systeme (Warenwirtschaftssysteme) können ebenfalls durch die Module von Advantage Customs erweitert werden.

Sanktionslistenprüfung 1Sanktionslistenprüfung ist Pflicht

Die Pflicht zum Sanktionslisten-Screening besteht unabhängig davon in welchem Land der Geschäftskontakt sitzt – auch innerdeutsche Geschäfte sind betroffen, ebenso müssen Mitarbeiter, Lieferanten und Transportdienstleister überprüft werden. Das Sanktionslisten-Screening (auch “Denied Party Screening”, DPS) ist für jede Vertragsart verpflichtend – neben Handelsverträgen betrifft dies auch Arbeitsverträge und alle anderen Arten von Verträgen im Inlandsgeschäft. Ohne geeignete Softwarelösung zur Sanktionslistenprüfung ein schwieriges Unterfangen.

Sanktionslistenprüfung 2

AEO und zugelassener Ausführer

Vom Zoll bewilligte zugelassene Ausführer müssen nachweisen, dass Mitarbeiter und Geschäftskontakte mit geltenden Sanktionslisten abgeglichen sind.

Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte (AEO) verpflichten sich ebenfalls regelkonform zu handeln. Das schließt bei AEO F und AEO S die Einhaltung der Anti-Terror-Verordnungen ein. Die Sanktionslistenprüfung in Advantage Compliance dokumentiert die Prüfungsvorgänge automatisch, sodass sie jederzeit nachvollziehbar sind.

Internationale Anti-Terrorlisten immer parat

Ein zentraler Baustein der Compliance ist die Prüfung Ihrer Geschäftspartner auf Übereinstimmung mit bestehenden Sanktionslisten, die zum Beispiel die EU und die USA herausgeben. Aktuelles Beispiel sind die verhängten Embargos gegen Russland. Diese Listen, oft auch Anti-Terrorlisten genannt, enthalten sowohl juristische als auch natürliche Personen, mit denen der geschäftliche Kontakt entweder untersagt ist oder für die Handelsbeschränkungen oder Genehmigungspflichten gelten. Mit unserer Softwarelösung haben Sie immer die aktuellen Sanktionslisten parat.

Einzel-, Batch- und Deltaprüfung

Die Prüfung kann für einzelne Adressdatensätze manuell oder automatisch angestoßen werden. Darüber hinaus ist auch die Prüfung gegen komplette Datensätze als Stapelverarbeitung (“Batch-Prüfung”) möglich. Die Prüfung kann vollständig für alle Datensätze oder nur für die seit der letzten Prüfung veränderten Daten erfolgen. So finden sie sanktionierte Geschäftskontakte.

FAQ: Die Sanktionslistenprüfung zur Kontaktidentifizierung

Um das Identifizieren sanktionierter Kontakte schnell und ohne großen Aufwand zu ermöglichen, sind Unternehmen per Gesetz zur Sanktionslistenprüfung verpflichtet. Doch was genau steckt hinter einer derartigen Prüfung und wie lässt sich die Zielsetzung einer eindeutigen Identifikation für die Maßnahmen im eigenen Unternehmen erreichen?

Was ist eine Sanktionsliste und was geschieht bei einer Sanktionslistenprüfung?

Eine Sanktionsliste verfolgt das Ziel, Kontrollen aller Geschäftspartner und Mitarbeiter durchzuführen, um die Transaktionssicherheit zu erhalten. Durch einen Blick auf die Sanktionsliste lässt sich herausfinden, ob potenzielle Vertragspartner seriös sind und eine Zusammenarbeit die gewünschte Sicherheit ermöglicht. So gibt es beinahe für jede Branche unabhängige Listen und Zusammenstellungen, auf denen sich Informationen zu Liquidität und Verlässlichkeit erfassen lassen.

Damit Sie selbstständig eine geeignete Sanktionslistenprüfung durchführen können, müssen Sie zunächst die richtige Liste wählen. Anschließend ist die Prüfung sämtlicher geschäftlicher Adressen, Personen, Organisationen sowie Unternehmen verbindlich. Falls die Prüfung nicht durchgeführt wird, können hohe Strafen drohen. Durch die Lieferung von Waren oder die Zahlung von Geldern an Partner und Unternehmen einer derartigen Liste macht sich die Geschäftsführung strafbar.

Warum benötige ich eine Sanktionslistenprüfung?

Die Prüfung der Sanktionsliste dient der Vermeidung von Terror. Aus diesem Grund befinden sich beispielsweise die Staaten Afghanistan, Weißrussland, Myanmar, Zentralafrikanische Republik und die Demokratische Republik Kongo auf allen gängigen Listen, die sich von Region zu Region etwas unterscheiden können. Da es sich bei den Inhalten einer derartigen Sanktionsliste zum Beispiel um Waffenembargos oder Finanzierungsverbote handelt, muss das Kooperationspotenzial in jeder Branche neu geprüft werden.

Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie sich an die gesetzlichen Grundlagen Ihres Unternehmensstandortes halten und jederzeit bestens informiert sind. Auch für Veränderungen auf der Liste ist die regelmäßige Prüfung hilfreich, wodurch Sie über die Eignung Ihrer Kunden informiert sind. Durch die Unterteilung mehrerer Prüfungsbereiche fällt es in Verbindung mit einer geeigneten Software oder Anwendung leicht, alle Einschränkungen und Richtlinien im Blick zu behalten.

In Verbindung mit der Sanktionslistenprüfung sichern Sie sich daher funktional ab und haben es leicht, Treffer auf der Liste direkt an die Behörden zu melden. Auf Grundlage der Verpflichtung zur regelmäßigen Prüfung der Sanktionsliste spielt es eine wichtige Rolle, Verstöße effektiv zu melden und selbst über ein durchdachtes Instrument zur Erfassung zu verfügen. Nur so lässt sich vermeiden, dass der Name Ihres Unternehmens mit einem Verstoß gegen die Grundsätze der Sanktionslosten in Verbindung gebracht wird und dass Sie hohe finanzielle Strafen zu leisten haben.

Sanktionslisten: Wer muss was prüfen?

Wenn eine mögliche Kooperation ansteht, ist das ausführende Unternehmen zu einer Prüfung verpflichtet. Grundsätzlich gibt es hierbei keine Ausnahmen. Jedes geschäftlich angemeldete Unternehmen ist zu einem Blick auf die Sanktionslisten verpflichtet, um sich bezüglich der eigenen Tätigkeit abzusichern. Doch nicht nur für die eigene Transparenz, sondern auch für die Gesamtwirkung und den Erhalt regionaler Prinzipien ist die Prüfung verpflichtend.

Durch die große Verfügbarkeit verschiedene Listen sollten Sie zunächst erfassen, welche Listen und Sammlungen für Ihre Projektpartner von Bedeutung sind. Nicht immer müssen hierzu im Vorfeld alle Listen geprüft werden. Die Grundlage der UN-Sanktionsliste wird in den meisten Fällen nur durch die Erfassungen zu den regional spezifischen Orten ergänzt, um den gestellten Anforderungen zu entsprechen. Wenn Sie sich für eine Überprüfung mithilfe von Advantage Compliance entscheiden, sind die rechtlich erforderlichen Listen in der Regel bereits integriert. So müssen Sie nicht manuell für eine Anpassung sorgen, sondern behalten rund um Ihre Sanktionslisten jederzeit den Überblick.

Welche Sanktionslisten müssen geprüft werden?

Die Grundlage der Überprüfung innerhalb der Erfassungen ist die UN-Sanktionsliste. Diese ist von staatlicher Stelle herausgegeben und entspricht den Einschätzungen des UN-Sicherheitsrates. Die Liste dient der Ermittlung von Unternehmen, gegen die bereits ein wirtschaftlicher Bann besteht und die entsprechend nicht zur wirtschaftlichen Kooperation zur Verfügung stehen dürfen. Die Gründe für einen derartigen Bann sind häufig potenziell terroristischer Natur, weshalb es für diese Partner zu einem aktiven Bereitstellungsverbot kommt.

Sollte das zu prüfende Unternehmen seinen Sitz innerhalb der EU haben, müssen zudem die europäischen Sanktionslisten überprüft werden. Hierbei wird zwischen der personen- und länderbezogenen Sanktionsliste unterschieden, um einerseits einzelne Partner ausfindig zu machen und um andererseits auf wirtschaftliche Sperren und Embargos reagieren zu können.

Weitere relevante Überprüfungen innerhalb einer derartigen Sanktionsliste sind britische und US-amerikanische Erfassungen. Hierbei ist jedoch auf die unterschiedlichen Rechtsgrundlagen zu achten, durch die das europäische Recht nicht automatisch zum Schwerpunkt der weiteren Erfassung wird. Primäre Geschäfte mit einem Verantwortungsbereich in den USA oder in Großbritannien müssen daher ebenfalls der Prüfung unterzogen werden, um qualifizierte Aussagen zu erhalten.

Warum müssen Sanktionslisten geprüft werden?

Die regelmäßige Prüfung der Sanktionslisten sorgt dafür, dass sich Veränderungen auf den ersten Blick erkennen lassen. Daher kommt es bei den Listen nicht nur auf eine einmalige Prüfung an, sondern auf die regelmäßige Erfassung des rechtlich aktuellen Standes. Auf diese Weise soll vermieden werden, dass die Finanzierung freiheits- und demokratiefeindlicher Kräfte gewährleistet wird, weshalb es auf eine konkrete Erfassung ankommt. Daher stehen Unternehmen in der Verantwortung, die Listen im Blick zu behalten und die eigenen Partner regelmäßig zu prüfen.

Auch für Ihre eigene finanzielle und betriebliche Lage ist ein Verstoß gegen die Sanktionsliste von Bedeutung. So steht der Vorwurf der Nichteinhaltung einer gerichtlichen Anordnung oder eines Gesetzes im Raum, zu dem Sie sich vor Gericht rechtfertigen müssen. Dies können finanzielle Strafen, aber auch freiheitsentziehende Maßnahmen sein. Hierbei kommt es auf die Schwere des Verstoßes sowie auf den Standort Ihres Unternehmens an. Auf dieser Grundlage wird es auch für Sie zu einer guten Wahl, sich vorab an den Erfassungen der Sanktionslisten zu orientieren.

Sanktionslistenprüfung im Justizportal oder lieber mit einer Software?

Wenn Sie sich für ein Justizportal entscheiden, entstehen zunächst keine direkten Kosten für Sie als Unternehmer. Auch eine Registrierung oder das Vorweisen von Zertifikaten ist an dieser Stelle nicht erforderlich. Problematisch ist jedoch, dass lediglich die Verordnung Nr. 881/2002 geprüft wird. Zudem sind die Eingabe und Suche an einzelne Adressen gebunden, was die Überprüfung mehrerer Geschäftspartner deutlich erschwert.

Eine Prüfung in Verbindung mit einer Software wie Advantage Compliance macht die Erfassung deutlich einfacher. Zwar müssen Sie anhand des gewählten Modells mit gewissen Kosten für die Anschaffung rechnen, für die Prüfung selbst wird die Software allerdings weitaus zuverlässiger. Mit wenigen Klicks verfügen Sie über den gewünschten Überblick und erkennen, welche Unternehmen bereits auf der Liste enthalten sind. Sowohl einzelne Adressen als auch ganze Prüfbestände werden auf diese Weise nachvollziehbar. So bleiben Klarheit und Transparenz mit der Software stets erhalten.

Welches Risiko besteht, wenn Sie Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen an sanktionierte Personen zur Verfügung stellen?

Grundsätzlich ist die Sanktionierung ein wichtiges Detail innerhalb der Abwehr von Terrorismus. So wird mithilfe der europäischen Sanktionsliste beispielsweise dafür gesorgt, dass auf Grundlage des Iran Embargos alle entsprechenden Sanktionen zur Geltung kommen. Dadurch soll es möglich werden, die Ausbreitung weiterer Ungerechtigkeiten zu vermeiden und einen klaren Fokus zu setzen. Durch die ausbleibenden Exporte in den Iran wird sichergestellt, dass die dortigen Terrormilizen nicht in der Lage sind, sich mit weiteren Waffen auszustatten oder die Ungerechtigkeit in der Region mit anderen Mitteln zu fördern.

Die Sanktionslisten werden in dieser Hinsicht zu einer fördernden Maßnahme, um die Sicherheit innerhalb der eigenen Region zu wahren und die Ausbreitung von Terrorismus zu vermeiden. Da sich die Richtlinien und Embargos von Nation zu Nation unterscheiden, sind auch entsprechend individuelle Erfassungen notwendig. Nur so lässt sich gewährleisten, dass die Unternehmen die wirtschaftlichen Konsequenzen ihres Standortes einhalten und die vorhandenen Absprachen sichern.

Wie kann ich überprüfen, wer auf einer Sanktionsliste steht?

Die meisten Sanktionslisten werden mittlerweile online zur Verfügung gestellt. Dadurch hat jedes Unternehmen Zugriff auf die Auflistung, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen. So sind jegliche Behauptungen, die von der mangelnden Verfügbarkeit einer derartigen Liste ausgehen, rechtlich eindeutig nicht zulässig. Vor Beginn einer neuen Geschäftsbeziehung ist in dieser Hinsicht auf eine klare und strukturierte Prüfung zu achten, um bei allen erdenklichen Problemen schnell zu reagieren und das mögliche Bezahlen von Strafen zu vermeiden.

Sollten Sie die Listen lieber manuell prüfen, ist auch dies grundsätzlich möglich. Aufgrund der großen Datenmenge und der Vielzahl an einzelnen Listen werden sowohl die Beschaffung als auch die Überwachung ohne einheitliche Prüfung sehr komplex. Aufgrund der regelmäßigen Verpflichtung zur Überprüfung wäre es nötig, immer wieder auf die neue Liste zurückzugreifen und weitere Details zu beschaffen. Aus Gründen der Vereinfachung ist die digitale Kontrolle daher sicherer und einfacher.

Die beste Art der Prüfung ist jedoch die Umsetzung eines automatisierten Tools. In diesem sind bereits alle Listen und Erfassungen integriert, wodurch die Prüfung aller Partner mit wenigen Klicks möglich wird. Auch eine vollständig automatische Erfassung ist denkbar, wodurch der Aufwand für die internen Abteilungen im Unternehmen entfällt. In dieser Hinsicht entscheiden Sie selbst, wie Sie sich die Prüfung Ihrer Inhalte vorstellen und wie sich die Geschäftsverbindungen optimieren lassen.

Wie integriere ich die Sanktionslistenprüfung ins Unternehmen?

Wenn Sie sich für ein automatisiertes oder einfach zu bedienendes Tool entscheiden, erfolgt die Prüfung neuer Partner und Mitarbeiter innerhalb weniger Sekunden. Die Verfügbarkeit als Tool sorgt dafür, dass die Erfassung zeitlich keine Schwierigkeiten bereitet und dass eine technische Prüfung auf allen geschäftlichen Geräten erfolgen kann. Die technische Integration wird auf diese Weise nicht zur Herausforderung, sondern lässt sich jederzeit umsetzen.

Doch auch personell ist es wichtig, dass die Bereitschaft der Prüfung vorhanden ist. Daher bietet sich eine kompakte Einführung in den meisten Fällen hervorragend an, um den Sinn und die Vorteile eines derartigen Programms zu erkennen. Wenn jeder Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen für eine Überprüfung neuer Partner und Angestellter sorgt, bleibt die Wahrung der Sanktionslisten erhalten. So steht einer umfassenden und sicheren Prüfung nichts im Weg, ohne dass Sie mit Strafen für einen Verstoß gegen die Sanktionsbestimmungen rechnen müssen.

Wann müssen Sanktionslisten geprüft werden?

Wenn Sie einen neuen Kunden erfassen möchten, müssen Sie zuvor die Sanktionslisten überprüfen. Dadurch stellen Sie sicher, dass eine Zusammenarbeit mit dem Kunden auch aus rechtlicher Sicht gestattet ist und dass es rund um die mögliche Kooperation keine bereits vorhandenen Sperren oder Einschränkungen geben muss. Doch neben dem Anlegen eines neuen Kunden ist eine derartige Prüfung auch vor dem Versand einer neuen Sendung erforderlich. Dadurch wird sichergestellt, dass sich an der Sanktionsliste keine Inhalte verändert haben, sondern dass diese noch immer aktuell ist.

Der gleiche Grund gilt auch für die Überprüfung in Verbindung mit Finanztransaktionen. Ein häufiger Blick auf die Liste macht es einfacher, die eigenen Geschäftsbeziehungen abzugleichen und eine vollwertige Prüfung zu ermöglichen. Die personellen Sanktionslisten spielen ebenfalls eine wichtige Rolle, wenn es um die Einstellung neuer Mitarbeiter geht. Dadurch können Sie im Vorhinein sicherstellen, dass die nötige Transparenz bei Ihren Transaktionen gegeben bleibt und dass Sie Geschäfte mit auf der Liste enthaltenen Unternehmen vermeiden.

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