Fiduz Modul Rechnungseingangsverarbeitung

Digitale Rechnungsverarbeitung und optimierte Prozesse

Eine Rechnung durchläuft im Unternehmen viele Hände und unterschiedliche Abteilungen und Standorte. Das bedeutet Aufwand und Zeit. Außerdem führt die manuelle Bearbeitung zu Fehlern, die Nacharbeiten erfordern.

Mit dem Fiduz Modul Rechnungseingangsverarbeitung profitieren Sie von optimierten Abläufen, verkürzten Rechnungsdurchlaufzeiten und reduzierten manuellen Aufwänden – bei gleichzeitig steigender Qualität und Transparenz. Und das lohnt sich für Sie: mit einem elektronischen Rechnungseingangsprozess können Sie gegenüber papierbasierten Prozessen massiv Kosten einsparen.

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Vorteile Rechnungseingangsverarbeitung

  • Beleganalyse durch Optical Character Recognition (OCR)
  • Beschleunigung des Rechnungsdurchlaufs durch Workflowmangement (BPA – Business Process Automation)
  • Revisionssichere Archivierung und Dokumenten Management System
  • Steigerung der Verarbeitungstransparenz
  • Reduktion des manuellen Aufwands
  • Verbesserte Realisierung von Skontoerträgen
  • Senkung der internen Kosten für die Rechnungseingangsbearbeitung
  • Problemlose Anbindung an alle gängigen ERP- und FiBu-Systeme
  • Software-as-a-Service (SaaS) Lösung
ISO 27001

Sie haben Interesse?

Prozessoptimierung im Rechnungswesen

Vom Rechnungseingang über die Prüfung bis zur Freigabe und Ablage unterstützt das Modul den kompletten Prozess.

Eingang

Scan

b

Office

Mail

+

XML

Verarbeitung

Konvertierung

U

Texterkennung

Analyse

N

Prüfung

Geschäftsprozess

Struktur

N

Prüfung

Freigabe

Reports

Archiv

Recherche

i

Ablage

Digital Akte

h

Protokoll

Rechnungserfassung verschlanken

Egal ob E-Mail Anlage, gescannte Papierrechnung oder elektronischer Datenaustausch per EDI: Alle Belege werden automatisch erfasst und optional gleichzeitig revisionssicher archiviert.

Zeitgleich werden relevante Daten wie Rechnungsnummer, Kreditor, Bankverbindung und vieles mehr automatisch via OCR ausgelesen. Dies erspart die zeitintensive manuelle Erfassung der gängigen Daten.

Gefundene Daten werden per Webfrontend verifiziert und fehlende Daten ergänzt. Hierbei ist das System lernfähig, so dass sich der Verifizierungsaufwand nach und nach weiter minimiert. (Stichwort: §14 UStG – Konformität der Rechnung)

Rechnungsdurchlauf beschleunigen

Die Rechnungseingangsverarbeitung lässt sich optimal auf Ihre Prozessabläufe zuschneiden. Wo eindeutige Regeln zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen definiert werden können, steuert das System automatisch den Prüfungs- und Freigabeprozess. Die jeweiligen Bearbeiter erhalten vom System entsprechende Aufgaben und eine E-Mail Benachrichtigung. Jede Rechnungsposition durchläuft den Prozess einzeln, bei einem Split einer Rechnungsposition stehen digitale Rechnungskopien parallel für alle Beteiligten bereit, um den Gesamtprozess zu beschleunigen

Rechnungseingangsverarbeitung 2

Die Rechnungseingangsverarbeitung ordnet Rechnungen selbstständig den passenden Buchungen in Fiduz zu und vergleicht die Daten mit den zugrundeliegenden Verträgen oder Bestellungen. Stimmen diese überein, kann eine automatische Freigabe erfolgen.

Nachdem eine Rechnung den Prüfungs- und Freigabeprozess vollständig durchlaufen hat, werden buchungsrelevante Daten als Buchungssätze auf die jeweilige Akte in Fiduz verbucht und von dort aus über eine Schnittstelle an Ihre Buchhaltungssoftware übergeben. 

 Verarbeitungstransparenz erhöhen

Rechnungseingangsverarbeitung 3

Das zentrale Rechnungseingangsbuch erlaubt Ihnen Überblick über alle im Unternehmen befindlichen Rechnungen und deren Status. Über die enthaltene Skontoampel haben Sie alle Skontofristen jederzeit im Blick.

Alle Prozessschritte und die Entscheidungen bzw. Kommentare der Beteiligten werden revisionssicher archiviert. Über die komfortable Suchfunktion können Rechnungen sowohl im aktuellen Umlauf als auch im Archiv jederzeit schnell gefunden werden.