Elektronische Akte in Advantage Customs

Dokumentenmanagement mit der eAkte

Mit dem elektronischen Dokumentenmanagement (eAkte) in Advantage Customs können Sie alle notwendigen Zolldokumente einfach und sicher archivieren. Der schnelle und ortsunabhängige Zugriff, Suchfunktionen und geringere Kosten der Dokumentenverwaltung sind nur einige der Vorteile der eAkte.

eAkte für ihre Zolldokumente

Vorteile mit der eAkte

  • Zentraler Zugriff auf alle Dateien aus Advantage Customs:
    Weniger Kosten, schneller und ortsunabhängiger Zugriff, Suchfunktionen und vieles mehr. Dem Cloud- Gedanken entsprechend können Sie von überall auf der Welt auf die Akten zugreifen. Vorausgesetzt, Advantage Customs ist installiert.

  • Transparente Prozesse:
    Mit jedem Dokument werden Benutzername, Datum und optionale Kommentare gespeichert. So bleiben die Abläufe für alle Beteiligten nachvollziehbar.

  • Speicherung beliebig vieler Dokumente:
    Jedem Zollvorgang können beliebige Dokumente zugeordnet werden. Die Dokumente (verbindliche Zolltarifinformationen, Fotos, Muster usw.) werden dabei zentral auf einem Server gespeichert.

  • Unterstützung aller Dateiformate (PDF, E-Mail etc.)
  • Hohe Datensicherheit und zuverlässiger Zugriff (bei Betrieb im dbh-Rechenzentrum):
    Die e-Akten werden auf dem Server abgelegt, auf dem Advantage Customs betrieben wird. Als ASP-Kunde nutzen Sie das dbh-Rechenzentrum als Cloud für Ihre Dokumente in Bremen. Hier ist für Schutz und Sicherheit Ihrer Daten rundum gesorgt. 
  • Einfache und intuitive Bedienung:
    Drag and Drop, Kommentarfunktion, Kontextmenü und Direktlink im Vorgang für schnelle Zugriffe. Die eAkte ist kinderleicht bedienbar.

Wie funktioniert Dokumentenmanagement mit der eAkte?

Mit der eAkte können jedem Zollvorgang in unserer Zollsoftware Advantage Customs beliebige Dokumente zugeordnet werden. Die Dokumente (z. B. verbindliche Zolltarifinformationen, Fotos, Muster usw.) werden dabei zentral auf einem Server gespeichert. 

Dateiverwaltung per Drag & Drop

Um Dateien hinzuzufügen, ziehen Sie diese per „Drag&Drop“ in die Dokumentenmappe. Wenn Sie Dateien bearbeiten wollen, können Sie diese ebenfalls via „Drag&Drop“ aus der Mappe ziehen und auf den Desktop oder an einen anderen Ort kopieren. 

Dateien hinzufügen oder Verknüpfen

Sie entscheiden, ob Sie eine Datei direkt in die eAkte hochladen oder nur eine Verknüpfung (Link) zu einer Datei anlegen möchten. Bei einem Link gilt zu bedenken, dass alle Beteiligten die Ursprungsdatei direkt ändern können – sofern sie auf das Verzeichnis zugreifen dürfen.

Hinzufügen, Löschen, Bearbeiten und Kommentieren von Dateien

Die wichtigsten Funktionen zum Hinzufügen, Löschen und Bearbeiten von Dateien und Kommentaren können einfach über das Kontextmenü (rechte Maustaste) aufgerufen werden.

Fügen Sie Dateien Kommentare hinzu – direkt beim Hinzufügen der Datei oder später über das Kontextmenü. Mit jeder Datei werden automatisch auch der Benutzername des Erstellers und das Erstelldatum protokolliert.

 

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