Sanctions list screening

Es gibt Personen, Gruppen, Organisationen und Unternehmen, mit denen der Handel oder Zahlungen verboten sind. Zu finden sind diese auf den sogenannten Sanktionslisten bzw. Embargolisten. Wer dort aufgelistet ist, gegen den wurden von der Europäischen Union oder anderen Ländern bestimmte wirtschaftliche oder rechtliche Strafen verhängt.

Eine Sanktionslistenprüfung verfolgt das Ziel, Kontrollen aller Geschäftspartner und Mitarbeiter durchzuführen, um eine rechtliche Transaktionssicherheit zu erhalten. Durch einen Blick auf die Sanktionsliste lässt sich herausfinden, ob eine potenzielle Vertragspartner seriös sind und eine Zusammenarbeit die gewünschte Sicherheit ermöglicht. 

Damit Sie selbstständig eine geeignete Sanktionslistenprüfung durchführen können, müssen Sie zunächst die richtige Liste wählen. Anschließend ist die Prüfung sämtlicher geschäftlicher Adressen, Personen, Organisationen sowie Unternehmen verbindlich. Falls die Prüfung nicht durchgeführt wird, können hohe Strafen drohen. Durch die Lieferung von Waren oder die Zahlung von Geldern an Partner und Unternehmen einer derartigen Liste macht sich die Geschäftsführung strafbar.

Die Prüfung der Sanktionsliste dient der Vermeidung von Terror. Aus diesem Grund befinden sich beispielsweise die Staaten Afghanistan, Weißrussland, Myanmar, die Zentralafrikanische Republik und die Demokratische Republik Kongo auf allen gängigen Listen, die sich von Region zu Region etwas unterscheiden können. Da es sich bei den Inhalten einer derartigen Sanktionsliste zum Beispiel um Waffenembargos oder Finanzierungsverbote handelt, muss das Kooperationspotenzial in jeder Branche neu geprüft werden.

Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie sich an die gesetzlichen Grundlagen Ihres Unternehmensstandortes halten und jederzeit bestens informiert sind. Auch für Veränderungen auf der Liste ist die regelmäßige Prüfung hilfreich, wodurch Sie über die Eignung Ihrer Kunden informiert sind. Durch die Unterteilung mehrerer Prüfungsbereiche fällt es in Verbindung mit einer geeigneten Software oder Anwendung leicht, alle Einschränkungen und Richtlinien im Blick zu behalten.

In Verbindung mit der Sanktionslistenprüfung sichern Sie sich daher funktional ab und haben es leicht, Treffer auf der Liste zu identifizieren, weitere Geschäftskontakte mit diesen zu unterbinden und falls notwendig direkt an die Behörden zu melden. Auf Grundlage der Verpflichtung zur regelmäßigen Prüfung der Sanktionsliste spielt es eine wichtige Rolle, Verstöße effektiv zu melden und über ein durchdachtes Instrument zur Erfassung und Beurteilung von Treffern zu verfügen. Nur so lässt sich vermeiden, dass der Name Ihres Unternehmens mit einem Verstoß gegen die Grundsätze der Sanktionslosten in Verbindung gebracht wird und dass Sie hohe finanzielle Strafen zu leisten haben.

Wenn eine mögliche Kooperation ansteht, ist das ausführende Unternehmen zu einer Prüfung verpflichtet. Grundsätzlich gibt es hierbei keine Ausnahmen. Jedes geschäftlich angemeldete Unternehmen ist zu einem Blick auf die Sanktionslisten verpflichtet, um sich bezüglich der eigenen Tätigkeit abzusichern. Doch nicht nur für die eigene Transparenz, sondern auch für die Gesamtwirkung und den Erhalt regionaler Prinzipien ist die Prüfung verpflichtend.

Durch die große Verfügbarkeit verschiedene Listen sollten Sie zunächst erfassen, welche Listen und Sammlungen für Ihre Geschäfte von Bedeutung sind. Nicht immer müssen hierzu im Vorfeld alle Listen geprüft werden. Die Grundlage der UN-Sanktionsliste wird in den meisten Fällen nur durch die Erfassungen zu den regional spezifischen Orten ergänzt, um den gestellten Anforderungen zu entsprechen. Wenn Sie sich für eine Überprüfung mithilfe von Advantage Compliance entscheiden, sind die rechtlich erforderlichen Listen genauso wie die US-amerikanischen, britischen und japanischen Listen neben diversen anderen bereits integriert. So müssen Sie nicht manuell für eine Anpassung sorgen, sondern behalten rund um Ihre Sanktionslisten jederzeit den Überblick.

Die Grundlage der Überprüfung innerhalb der Erfassungen ist die UN-Sanktionsliste. Diese ist von staatlicher Stelle herausgegeben und entspricht den Einschätzungen des UN-Sicherheitsrates. Die Liste dient der Ermittlung von Unternehmen, gegen die bereits ein wirtschaftlicher Bann besteht und die entsprechend nicht zur wirtschaftlichen Kooperation zur Verfügung stehen dürfen. Die Gründe für einen derartigen Bann sind häufig potenziell terroristischer Natur, weshalb es für diese Partner zu einem aktiven Bereitstellungsverbot kommt.

Sollte das zu prüfende Unternehmen seinen Sitz innerhalb der EU haben, müssen zudem die europäischen Sanktionslisten überprüft werden. Hierbei wird zwischen der personen- und länderbezogenen Sanktionsliste unterschieden, um einerseits einzelne Partner ausfindig zu machen und um andererseits auf wirtschaftliche Sperren und Embargos reagieren zu können.

Weitere relevante Überprüfungen innerhalb einer derartigen Sanktionsliste sind gegebenenfalls britische und US-amerikanische Erfassungen. Hierbei ist jedoch auf die unterschiedlichen Rechtsgrundlagen zu achten, durch die das europäische Recht nicht automatisch zum Schwerpunkt der weiteren Erfassung wird. Primäre Geschäfte mit einem Verantwortungsbereich in den USA oder in Großbritannien müssen daher ebenfalls der Prüfung unterzogen werden, um qualifizierte Aussagen zu erhalten.

The regular examination of the sanctions lists ensures that changes can be seen at first sight. Therefore, the lists are not only based on a one-off check, but also on the regular recording of the legally up-to-date status. In this way, the aim is to avoid guaranteeing the financing of anti-freedom and anti-democratic forces, which is why it is important to make a specific assessment. Therefore, companies have a responsibility to keep an eye on the lists and to check their own partners regularly.

A violation of the sanctions list is also important for your own financial and operational situation. Thus, the accusation of non-compliance with a court order or a law is in the air, on which you have to justify yourself in court. These can be financial penalties, but also deprivation of liberty measures. It depends on the severity of the breach and the location of your company. On this basis, it will also be a good choice for you to orientate yourself in advance on the registration of the sanctions lists.

If you choose a justice portal, you will not incur any direct costs for you as an entrepreneur. Also, registration or the provision of certificates is not required at this point. The problem, however, is that only Regulation No 881/2002 is being examined. In addition, the input and search are bound to individual addresses, which makes it much more difficult to check several business partners.

An audit in conjunction with software such as Advantage Compliance makes capture much easier. Although you have to reckon with certain costs for the purchase based on the chosen model, the software becomes much more reliable for the test itself. With just a few clicks, you have the overview you want and you can see which companies are already on the list. Both individual addresses and entire test stocks are traced in this way. This way, clarity and transparency with the software are always maintained.

In principle, sanctions are an important detail in the fight against terrorism. For example, the European sanctions list ensures that all appropriate sanctions are applied on the basis of the Iran embargo. This should make it possible to avoid the spread of further injustices and to set a clear focus. The lack of exports to Iran will ensure that the terrorist militias there are unable to equip themselves with additional weapons or to promote injustice in the region by other means.

In this respect, the sanctions lists will become a promotional measure to maintain security within one’s own region and to prevent the spread of terrorism. Since the guidelines and embargoes differ from nation to nation, individual registrations are also necessary accordingly. This is the only way to ensure that companies comply with the economic consequences of their location and ensure the existing arrangements.

Most sanction lists are now made available online. This gives each company access to the collection without incurring additional costs. Thus, any allegations based on the lack of availability of such a list are clearly not legally admissible. Before starting a new business relationship, a clear and structured audit must be carried out in order to react quickly to all possible problems and to avoid the possible payment of penalties.

If you prefer to check the lists manually, this is also possible in principle. Due to the large amount of data and the large number of individual lists, both procurement and monitoring without uniform auditing become very complex. Due to the regular obligation to review, it would be necessary to keep using the new list and to obtain further details. For the sake of simplification, digital control is therefore safer and simpler.

However, the best way to check is to implement an automated tool. All lists and registrations are already integrated in this system, which makes it possible to check all partners with just a few clicks. A fully automatic recording is also conceivable, which eliminates the effort for the internal departments in the company. In this respect, you decide for yourself how to view your content and how to optimize your business connections.

If you choose an automated or easy-to-use tool, new partners and employees will be audited in a matter of seconds. Availability as a tool ensures that recording does not cause time and that a technical check can be performed on all business devices. In this way, technical integration does not become a challenge, but can be implemented at any time.

However, it is also important in terms of personnel that the willingness to take the test is present. Therefore, in most cases, a compact introduction is a great way to see the meaning and benefits of such a program. If each employee regularly checks new partners and employees, the sanctions lists will be maintained. Thus, nothing stands in the way of a comprehensive and secure examination without you having to expect penalties for a violation of the sanctions provisions.

If you want to register a new customer, you must first review the sanction lists. This ensures that cooperation with the customer is also permitted from a legal point of view and that there do not have to be any existing locks or restrictions around the possible cooperation. However, in addition to creating a new customer, such a check is also required before a new shipment is dispatched. This ensures that the sanctions list has not changed content, but that it is still up-to-date.

The same reason applies to verification in connection with financial transactions. A frequent look at the list makes it easier to match your own business relationships and enable a full audit. The personnel sanctions lists also play an important role when it comes to hiring new employees. This allows you to ensure in advance that you maintain the necessary transparency in your transactions and that you avoid doing business with companies on the list.